Factura electrónica como título valor

Por: Rodrigo García Ocampo
Socio – Director
Email: rgarcia@sfai.co

Como se ha venido indicando en nuestros boletines anteriores, desde 2019 se da inicio al Sistema de Facturación Electrónica (SFE) en Colombia, de conformidad con lo establecido en el artículo 616-1 del Estatuto Tributario (E.T.), el cual tiene como propósito un mayor control por parte de la autoridad tributaria de los costos, deducciones e impuestos descontables con el uso masificado de la factura electrónica de ventas.

Sin embargo, los requisitos tributarios de la factura electrónica de ventas requerían alineación con las disposiciones del Código de Comercio para que este instrumento sea considerado título valor, por lo que con la expedición de la ley 2155 de 2021 – “Por medio de la cual se expide la ley de Inversión Social y se dictan otras disposiciones” -, su artículo 13, modificó el artículo 616-1 del E.T. para incorporar una nueva obligación de la DIAN, la de administrar el registro de las facturas electrónicas como título valor a través de la plataforma de factura electrónica.

Por lo que las empresas dedicadas al negocio del factoraje tendrán que desarrollar y adaptar sus sistemas tecnológicos a los de la DIAN, junto a aquellos ajustes que requieren tanto vendedores (emisores) como compradores (deudores) de facturas electrónicas de ventas en operaciones a crédito o a plazos.

Nuevos elementos

De otra parte, la ley 1231 de 2008, modificatoria de los artículos 772, 773, 774, 777, 778 y 779 del Código de Comercio, introdujo nuevos elementos para convertir la factura de venta como título valor, siendo los más relevantes:

– No podrá librarse factura alguna que NO corresponda a bienes entregados real y materialmente o a servicios efectivamente prestados.

– La factura contendrá la firma tanto del emisor como del obligado para que sea considerada título valor.

– El comprador deberá aceptar expresamente el contenido de la factura el cual debe constar por escrito. De igual manera, para que la factura sea válida deberá constar por escrito el recibo de la mercancía o del servicio prestado por parte del comprador o beneficiario.

– La factura se considera irrevocablemente aceptada por el comprador o beneficiario del servicio, si no se reclama por parte de éste al emisor dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la recepción. Si pasados los tres (3) días el comprador no diera aceptación expresa de la factura, el vendedor o emisor que pretenda endosarla deberá dejar constancia de tal hecho en el cuerpo del título, así lo establece el artículo 86 de la Ley 1676 de 2013, modificatoria del inciso tres del artículo 773 del Código de Comercio.

– La factura de venta fuera del contenido establecido en el artículo 617 del E.T., debe indicar la fecha de vencimiento del instrumento, al igual que, la fecha de recibo de ésta por parte del autorizado por el comprador o beneficiario del servicio. Si el pago de la factura se hace a plazos, debe constar en la factura el valor de cada cuota y su fecha de vencimiento.

– El deudor o comprador o beneficiario del servicio, no podrá negarse al pago de la factura que le presente un legítimo tenedor de ésta, por lo que el endoso de la factura de venta es un derecho.

Al dar la Ley potestad al gobierno de administrar el registro de las facturas electrónicas de venta como título valor, de conformidad con lo establecido en el artículo 772 del Código de Comercio en operaciones a crédito o a plazos, se ha dado la creación del Radian, que hace parte del Sistema de Facturación Electrónica de la DIAN.

Y es el que administra el registro, consulta y trazabilidad de las Facturas Electrónicas de Venta como título valor que circulan en el territorio nacional, así como de los eventos que se asocian a las mismas. La resolución 0085 de 2022, establece los mecanismos técnicos para el registro de la factura electrónica de venta como título valor, cuya vigencia de operación obligatoria rige a partir del pasado 8 de julio de 2022.

De acuerdo con la resolución 0085, para efectos del control cuando la venta de un bien y/o prestación del servicio se realice a través de una factura electrónica de venta y la operación sea a crédito o de la misma se otorgue un plazo para el pago, el adquirente deberá confirmar (i) el recibido de la factura electrónica de venta y, (ii) de los bienes o servicios adquiridos mediante mensaje electrónico remitido al emisor, pero previamente validado por la DIAN conforme al formato XML establecido y dentro de los plazos establecidos por la ley comercial, esto es, dentro de los tres (3) días siguientes a la recepción de la factura electrónica de venta por el emisor o vendedor.

Así las cosas, según las normas que ahora rigen las facturas electrónicas de ventas a crédito o de ventas a plazo, para que sea considerada título valor, las partes intervinientes en operación, esto es vendedor y comprador, deberán contar con los siguientes documentos XML y sus representaciones gráficas, así:

1. La factura electrónica de venta a crédito o de ventas a plazos.

2. El acuse de recibo de la factura por parte del comprador, que no quiere decir que corresponde a la aceptación, sino, que este mensaje XML valido por la DIAN es una confirmación de recepción del documento que estará sujeto a la verificación de las mercancías o de los servicios adquiridos, por lo que el adquiriente cuenta con tres (3) para aceptar, rechazar o realizar ajustes conforme las condiciones comerciales pactas a través de los mecanismos de notas de débito o de crédito.

3. El mensaje XML validado por la DIAN del comprador del recibo de los bienes o servicios adquiridos, el que este debe remitir al vendedor dentro de los tres (3) siguientes a la recepción de la factura de acuerdo con la ley comercial.

4. La aceptación expresa del comprador de la factura al vendedor a través de mensaje electrónico. Si este mensaje no es recepcionado dentro de los tres (3) días siguientes a la emisión de la factura por el vendedor, éste podrá tramitar por el Sistema de Facturación Electrónica (SFE), la aceptación tácita de la factura a través de un mensaje XML que será validado previamente por la DIAN.

Es de indicar que conforme lo expresado en el Código de Comercio, artículo 773, luego de haber sido notificada la recepción de los bienes o de los servicios y la aceptación de la factura de ventas a crédito o de ventas a plazo, sea esta última de manera expresa o tácita, dicha factura indefectiblemente debe ser pagada por adquiriente, por lo que no podrá ser sujeta a notas de débito o de crédito ni a anulaciones.

De existir alguna causa de incumplimiento de alguna de condiciones contractuales no advertidas dentro los tres (3) días hábiles siguientes a la emisión de la factura, deberá adoptarse alguno de los mecanismos que las normas comerciales establecen para rescindir o resolver el contrato.

Las facturas electrónicas de ventas a crédito o a plazos que contenga los documentos anotados en la resolución 0085 de 2022, dan derecho al comprador de tratar tales adquisiciones como costos, deducciones e impuestos descontables y, al vendedor o tenedor de contar la documentación suficiente de probar el valor de las cuentas por cobrar.

Por último, es de indicar que de acuerdo con artículo 31 de la Resolución 0085 de 2022, el registro de las facturas electrónicas de ventas a crédito o a plazos en el Radian, es optativo por parte del emisor de tales instrumentos crediticos; sin embargo, para que tales instrumentos sean considerados títulos valores, el emisor debe contar la documentación electrónica que establece la resolución en concordancia con la legislación comercial.

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