Soporte de costos, gastos e impuestos descontables

Basada en la resolución 0042 del pasado 5 de mayo de 2020, en la cual se compila y actualiza las normas y disposiciones vigentes de la facturación, en comunicado de prensa No. 55 del 21 de Julio de 2020, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN informa que a partir del próximo 15 de agosto el servicio informático electrónico de numeración estará a disposición de los contribuyentes para realizar la solicitud de rangos de numeración del documento Soporte de costos, gastos e impuestos descontables de operaciones de compras de bienes y servicios no obligados a facturar.

Este nuevo documento Soporte, cuya elaboración y control está a cargo del adquiriente, reemplaza la antigua y vigente nota interna que se elaboraba como documento soporte de las cuentas de cobro presentadas por los contribuyentes no obligados a facturar.

Además, les recuerda a los contribuyentes que una vez entre en funcionamiento el mencionado servicio, será de obligatorio cumplimiento que en los documentos soporte de sus adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, conste la numeración consecutiva, rango y vigencia de la autorización.

Requisitos y condiciones

Teniendo en cuenta lo anterior, cuando se realicen transacciones con sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente, el documento soporte que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones, o impuestos descontables, deberá cumplir los siguientes requisitos y condiciones, y ser generado de forma física por parte del adquiriente del bien y/o servicio, salvo cuando se trate de importación de bienes:

1. Estar denominado expresamente como documento Soporte En Adquisiciones Efectuadas a No Obligados a Facturar.

2. Tener la fecha de la operación que debe corresponder a la fecha de generación del documento.

3. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT del vendedor o de quien presta el servicio.

4. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT del adquiriente de los bienes y/o servicios.

5. Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizado por la DIAN.

6. Tener la descripción específica del bien y/o del servicio prestado.

7. Detallar el valor total de la operación.

De igual manera, las normas establecen de que cuando el adquiriente sea facturador electrónico, el documento Soporte deberá generarse en forma electrónica atendiendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que establezca la DIAN, y cumpliendo además de los requisitos anteriores, los siguientes:

a. Incluir la firma del emisor del documento equivalente al momento de la generación.
b. Utilizar el formato electrónico de generación que establezca la DIAN.

Excepciones

El contribuyente en su calidad de adquirente de bienes y/o servicios, que no realice el documento Soporte con el lleno de los anteriores requisitos, se verá abocado al desconocimiento de los costos, deducciones, o impuestos descontables por parte del ente fiscalizador.

A continuación, indicamos algunos casos especiales en los cuales NO aplicaría la generación del documento Soporte:

1. Bancos, las corporaciones financieras y las compañías de financiamiento: El extracto emitido por estas entidades funge como documento equivalente.

2. Cooperativas de ahorro y crédito, los organismos cooperativos de grado superior, las instituciones auxiliares del cooperativismo, las cooperativas multiactivas e integrales, y los fondos de empleados: En relación con las operaciones financieras que realicen estas entidades, el extracto entregado servirá como documento equivalente.

3. Empresas constituidas como personas jurídicas o naturales que presten el servicio de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros: Si se trata de sistemas de transporte donde se expida algún tipo de tiquete que cumpla con los requisitos establecidos, este documento cumple como documento equivalente.

4. Personas naturales vinculadas por una relación laboral o legal y reglamentaria y los pensionados, en relación con los ingresos que se deriven de estas actividades, el soporte de nómina cumple con los requisitos establecidos

5. Personas naturales que únicamente vendan bienes excluidos o presten servicios no gravados con el impuesto sobre las ventas-IVA: La compra de bienes y servicios con Personas naturales cuyos ingresos brutos totales provenientes de estas actividades en el año anterior o en el año en curso, inferiores a tres mil quinientas (3.500) UVT. Se excluyen los ingresos derivados de una relación laboral o legal y reglamentaria, las pensiones, la ganancia ocasional, como ejemplos, transacciones con transportadores de carga, médicos, profesores, compras de productos agropecuarios, etc.

6. Los prestadores de servicios desde el exterior, sin residencia fiscal en Colombia por la prestación de los servicios electrónicos o digitales: Las transacciones con Spotify, Netflix, servicios de publicidad on line, servicios de enseñanza o entrenamiento a distancia, servicios de derechos de uso o explotación de intangibles, entre otros.

Aclaración

Es de indicar que a la fecha, los mecanismos electrónicos de la DIAN, no han elaborado las condiciones técnicas en lenguaje XML para que los operadores tecnológicos de factura electrónica puedan recepcionar, transferir y entregar aprobado el documento Soporte, en similares condiciones en que lo hacen con la facturación electrónica de quienes actualmente emiten tales documentos; sin embargo, es de indicar que en el portal de la DIAN, ya se encuentra disponible y los contribuyentes podrán solicitar las respectivas resoluciones de numeración consecutiva que amparan el nuevo documento, el que mientras no se tenga el XML para su transferencia electrónica, deberán ser elaborados internamente a partir del próximo 15 de agosto. Ahora bien, quienes posea más de un establecimiento de comercio, sucursal, oficina, local, o sede, además del número consecutivo, deben utilizarse prefijos para la identificación de las operaciones de adquisiciones con quienes no están en la facturación formal de facturar o emitir documento equivalente, el cual debe contener 4 caracteres alfanuméricos.

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