Pago de nómina con sistema electrónico

Por: James Alberto Vergara Cifuentes
Gerente de Auditoría
Email: jvergara@sfai.co

Como complemento a la facturación electrónica, la DIAN ha exigido la generación de soportes de pago de nómina electrónica, tal como lo indica el parágrafo 6 del artículo 616 del Estatuto Tributario.

La nómina electrónica debe ser enviada y validada por la DIAN, haciendo referencia a la generación del soporte del pago de la nómina electrónica.

La nómina como tal es generada por el aplicativo que posea cada empresa o generada manualmente a través de hojas de Excel; sin embargo, es de advertir que el procedimiento de la liquidación de la nómina es independiente a la generación de soporte de pago electrónico, que será remitido a la DIAN por cada empleado.

¿Cómo se genera la nómina electrónica?

La generación del documento soporte de pago de nómina electrónica, se debe hacer mediante el uso de una herramienta que cumpla con las condiciones técnicas señaladas por la DIAN, y que debe estar validado y aprobado por esta.

La nómina electrónica funciona igual a la factura electrónica, pudiendo el empleador utilizar un software propio o contratar el servicio con un proveedor tecnológico especializado que se encuentre autorizado por la DIAN.

También, la DIAN, como sucede hoy con la factura electrónica, dispondrá de un micrositio para que cada contribuyente pueda emitir, desde esa locación, la nómina electrónica de cada empleado.

Obligados a generar la nómina electrónica

Todo contribuyente que contrate personal mediante un contrato de trabajo está en la obligación de generar la nómina electrónica, es decir, desde un (1) empleado surge tal obligación.

Es importante aclarar que solo es posible deducir los salarios y prestaciones sociales del impuesto a la renta, si se ha generado el soporte de pago de nómina electrónico.

Igualmente, se deben reportar los contratos de aprendizaje, tanto si se está en la fase lectiva o práctica.

Contenido de la nómina electrónica

El documento soporte de pago de nómina electrónica debe contener la siguiente información:

1. Estar denominado expresamente como documento soporte de pago de nómina electrónica.

2. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria – NIT del sujeto obligado a generar y transmitir para validación el documento soporte de pago de nómina.

3. Apellidos y nombre(s) y Número de Identificación del beneficiario del pago.

4. El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica- CUNE.

5. Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva, asignado por el sujeto obligado a generar y transmitir para validación el documento soporte de pago de nómina.

6. Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina, conforme a lo establecido en el Anexo técnico documento soporte de pago de nómina electrónica.

7. Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina de conformidad con lo establecido en el Anexo técnico documento soporte de pago de nómina electrónica.

8. El valor total diferencia que corresponde a la diferencia entre valor total devengado de nómina menos el valor total deducido de nómina.

9. El contenido del Anexo técnico que es el documento soporte de pago de nómina electrónica establecido en el artículo 20 de la Resolución 0013 del 11 de febrero de 2021, en relación con la información y contenido a que se hace referencia entre los numerales 1 a 8.

10. El medio de pago, que utiliza el sujeto obligado a generar y transmitir para validación el documento soporte de pago de nómina, para hacer la entrega de la contraprestación económica de los servicios prestados por el beneficiario del pago, conforme a lo establecido en el Anexo técnico documento soporte de pago nómina electrónica.

11. Fecha y hora de generación.

12. La firma digital del sujeto obligado a generar y transmitir para validación el documento soporte de pago de nómina, de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la DIAN, al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio del documento de nómina electrónica.

13. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT, del proveedor de soluciones tecnológicas, y la identificación del software.

En el método de pago se debe reportar si es en efectivo o mediante pago bancario, y si es mediante el sistema bancario se debe informar el banco, el tipo de cuenta y el número de la cuenta en la que se consigna el salario de cada trabajador.

Plazo para implementación

El artículo 6 de la resolución 013 del 11 de febrero de 2021, modificado por la resolución 000037 del 2021, fija el plazo que tiene los empleadores para implementar la nómina electrónica de acuerdo al número de empleados que tenga, tal como se indica a continuación:

El proceso de habilitación en la DIAN de la nómina electrónica inicia para todos el 31 de mayo de 2021, lo que el empleador debe hacer lo más pronto posible para tener implementada la nómina dentro los plazos máximos que contempla la ley.

Los anteriores plazos aplican para los contribuyentes obligados a expedir factura electrónica. Para el caso de los que no están obligados a expedir factura electrónica, el plazo para implementar la nómina electrónica es hasta el 31 de mayo de 2022, y la habilitación inicia el 31 de marzo de 2022.

Es importante recuerde que para generar la nómina electrónica primero se debe habilitar el servicio en la página de la DIAN, para luego implementarla, lo que requiere un software propio o de un proveedor tecnológico, la firma digital y configurar o parametrizar todo lo necesario para que pueda empezar a enviar los documentos electrónicos de nómina.

En cuanto a las nuevas empresas o empleadores, estos cuentan con un plazo de 2 meses desde que hacen el primer pago a sus trabajadores para iniciar el proceso de la nómina electrónica.

La habilitación de la nómina electrónica debe gestionarse desde la fecha en que se hace el primer pago, y a partir de esa fecha se tiene un plazo de 2 meses para hacer la implementación definitiva, en caso de empresas existentes y que vayan a contratar recurso humano.

Reporte electrónico de pago por servicios

En la nómina electrónica se reportan los pagos laborales derivados de un contrato individual de trabajo, no los pagos derivados de un contrato civil de prestación de servicios ni comercial.

Los pagos que se realicen por concepto de servicios personales en virtud de un contrato de prestación de servicios, se reportan a la DIAN por medio de la factura electrónica que deberá expedir el contratista, y si este no está obligado a facturar, se hará por medio del documento equivalente a la factura.

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