Nuevo mecanismo de inscripción o modificación del RUT

Por: Milton Andrés Chacua
Consultor de Impuestos
Email: mchacua@sfai.co

El pasado 11 de octubre, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) emitió la resolución 000110 mediante la cual regula el trámite de inscripción y actualización del Registro Único Tributario (RUT) para los obligados a inscribirse, lo cual se realizará por intermedio de las Cámaras de Comercio, quienes a través de sus sistemas registrales capturan la información necesaria y procedan a registrar y/o actualizar el RUT en línea en el desarrollo de una estrategia de racionalización de trámites de este documento abanderada por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.

Esta resolución tiene el propósito de utilizar la tecnología necesaria que permita garantizar la confiabilidad y seguridad en el trámite de inscripción, actualización, suspensión y cancelación del RUT con los mecanismos de autenticación que aseguren la integridad de la información que se incorpore al registro de todos los sujetos que deban cumplir con las obligaciones administradas y controladas por la DIAN.

Así las cosas, quien se encuentre obligado inscribirse en el Registro Único Tributario y en las Cámaras de Comercio, deberá suministrar la información del RUT en el formulario Registro Único Empresarial y Social (RUES) administrado por las Cámaras de Comercio, incluyendo toda la información que sea requerida para la inscripción en RUT, así ésta no sea necesaria para la inscripción en las Cámaras de Comercio, aportando los documentos exigidos para su formalización y claramente establecidos en el decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria.

La solicitud de la inscripción en el Registro Único Tributario-RUT a través de las Cámaras de Comercio se realizará así:

1. Directamente por el interesado o por quien ejerza la representación legal, acreditando la calidad correspondiente y,

2. A través de apoderado debidamente acreditado, el cual no requiere tener la calidad de abogado.

Esta solicitud podrá realizarse en forma presencial o a través de mecanismos virtuales dispuestos por las Cámaras de Comercio.

Cuando las Cámaras de Comercio cuenten con mecanismos de autenticación biométrica, firma electrónica o con nuevas tecnologías, la identificación se realizará a través de estos mecanismos y, cuando el trámite se realice de manera presencial utilizando mecanismos de autenticación biométrica, se exigirá la exhibición del original del documento de identificación del obligado; si el trámite se realiza de manera virtual, no se exigirá la presentación de originales o fotocopias del documento de identificación, toda vez que la autenticación se dará a través de la firma electrónica.

Las Cámaras de Comercio para formalizar la inscripción en el Registro Único Tributario, deberán verificar que sea solicitado por la persona facultada para adelantar el trámite, es decir, directamente por el interesado o por quien ejerza la representación legal y/o a través de apoderado debidamente acreditado; adicionalmente las Cámaras de Comercio deberán:

a. Verificar en los documentos recibidos que, estos correspondan a los exigidos para el trámite establecidos en el artículo 1.6.1.2.11 del decreto 1625 y que se refieren principalmente a la acreditación de la existencia de la persona jurídica, privada o pública, su ubicación o domicilio social, de su represente legal, al igual que, identifica los requisitos para la obtención del RUT para sucesiones ilíquidas, inversionistas extranjeros sin residencia fiscal en Colombia, sean estos personas naturales o jurídicas, patrimonios autónomos, consorcios y uniones temporales, sociedades de hecho o personas naturales.

b. Que la fotocopia aportada coincida con el documento original que se exhibe, cuando el trámite se adelante de manera presencial y la identificación no se realice a través de mecanismos de autenticación biométrica, firma electrónica o con nuevas tecnologías.

c. Que quien solicita el trámite sea la persona natural que se matricula, su representante legal o el apoderado debidamente facultado. Para el caso de las personas jurídicas o asimiladas, que sea el representante legal o el apoderado debidamente facultado.

La Cámara de Comercio deberá construir un archivo con la información de los datos que conforman el Registro Único Tributario–RUT y solicitará a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN, por medio del servicio de interoperabilidad establecido para el efecto y previa autenticación de uso del servicio, la formalización de la inscripción y la asignación del Número de Identificación Tributaria-NIT.

Finalmente, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN adelantará el proceso de validación, formalizará la inscripción y expedirá el Número de Identificación Tributaria-NIT, enviando al correo electrónico informado por el solicitante, el certificado del Registro Único Tributario-RUT con la leyenda “certificado” e informará el Número de Identificación Tributaria–NIT a la Cámara de Comercio, a través del servicio de interoperabilidad.

Como parte integral de la Resolución 000110, también se incluye el anexo técnico de inscripción en el Registro Único Tributario, que describe las funcionalidades y/o reglas de validación que permiten generar la inscripción a través de las Cámaras de Comercio, así mismo, define la coordinación técnica para la formalización de los trámites de inscripción y el acceso de las Cámaras de Comercio a los servicios informáticos de la DIAN.

Por un término de seis meses, contados a partir de la publicación de resolución en comento, los procedimientos establecidos se implementarán de manera controlada hasta la estabilización del servicio, conforme con la operación de los sistemas técnicos previstos por la DIAN y las Cámaras de Comercio, mientras ello ocurre, seguirá disponible el servicio de interoperabilidad para la inscripción en el RUT establecido bajo la Resolución 0052.

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