Modificaciones al Sistema de Gestión de LA/FT del sector real

Por: Rodrigo García Ocampo
Socio – Director
Email: rgarcia@sfai.co

Con la actualización de la circular básica jurídica, ocurrida el pasado 24 de diciembre de 2020, la Superintendencia de Sociedades introdujo importantes cambios a la normatividad vigente en relación con la Gestión de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismos del sector real, al modificar de forma integral el capítulo X de esa norma relacionado con el Sistema LA/FT que de ahora en adelante se denominará Sistema de Autocontrol y Gestión de Riesgo Integral de Lavados de Activos (L/A), Financiación del Terrorismo (F/T) y Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (FPADM) – SAGRILAFT. La norma indica la coexistencia de dos regímenes que cobija a las actividades obligadas a las medidas de LA/FT/FPADM, el de Medidas Mínimas y el SAGRILAFT:

Régimen de Medidas Mínimas
Las actividades y profesiones no financieras designadas (APNFD), le corresponden aplicar el Régimen de Medidas Mínimas que establece la circular, las que cobija a entidades cuyos activos o ingresos a 31 de diciembre del año anterior sean iguales o superiores a 5.000 SMMLV o 3.000 SMMLV, respectivamente, así: i) sector de agentes inmobiliarios; ii) sector de comercialización de metales preciosos y piedras preciosas; iii) sector de servicios contables; iv) sector de servicios jurídicos y; v) aquellos que de manera oficiosa sean requeridos por la Superintendencia.

Las entidades obligadas deberán adoptar las siguientes medidas mínimas, las que serán de responsabilidad directa del representante legal su ejecución:

(a) Instruir a los empleados y asociados sobre los Riesgos LA/FT/FPADM, por lo menos una (1) vez a al año;

(b) Comunicar y divulgar las medidas mínimas que la entidad adoptó para prevenir y mitigar los Riesgos LA/FT/FPADM;

(c) Identificar a la contraparte y verificar su identidad utilizando documentos, datos o información confiable, de
fuentes independientes;

(d) Identificar al Beneficiario Final de la contraparte y tomar medidas razonables para verificar su identidad;

(e) Tomar medidas razonables para conocer la estructura de propiedad de la contraparte con el fin de obtener el nombre y el número de identificación de los beneficiarios finales, haciendo uso de las herramientas de que disponga.

(f) Entender, y cuando corresponda, obtener información sobre el propósito y el carácter que se pretende dar a la relación comercial con la contraparte;

(g) Realizar una debida diligencia continua de la relación comercial y examinar las transacciones llevadas a cabo a lo largo de esa relación para asegurar que sean consistentes con el conocimiento que tiene la empresa sobre la contraparte, su actividad comercial y el perfil de riesgo, incluyendo, cuando sea necesario, la fuente de los fondos;

(h) Disponer de registros y documentos de soporte de la ejecución e implementación del Régimen de Medidas Mínimas;

(i) Reportar ante la UIAF y poner en conocimiento de la Fiscalía General de la Nación a través del represente legal de la empresa, en el evento en que se identifique o verifique cualquier bien, activo, producto, fondo o derecho de titularidad a nombre o bajo la administración o control de cualquier país, persona o entidad incluida en las listas vinculantes – Registro de Operaciones Sospechosas (ROS). Para tal fin, deberá consultar permanentemente las listas vinculantes;

(j) Definir, adoptar y monitorear acciones y herramientas para la detección de operaciones inusuales y operaciones sospechosas, así como el reporte efectivo a la UIAF;

(k) Registrar al representante legal en el SIREL y responsabilizarlo de presentar a la UIAF los ROS y demás reportes señalados en el literal i, anterior; y

(l) Dar respuesta oportuna a los requerimientos de información emitidos por la Superintendencia de Sociedades, relacionados con la implementación y ejecución de este Régimen de Medidas Mínimas;

Ámbito de aplicación de SAGRILAFT
De igual manera, la circular modificó los requisitos para determinar los obligados de implementar SAGRILAFT, en cuya nueva versión definen para el proceso de implementación cuatro elementos que lo conforman: A. diseño y aprobación B. supervisión y cumplimiento C. divulgación y capacitación D. asignación de funciones, por lo que los nuevos obligados a llevar a cabo la implementación de estos elementos son:

Ámbito de aplicación de SAGRILAFT
De igual manera, la circular modificó los requisitos para determinar los obligados de implementar SAGRILAFT, en cuya nueva versión definen para el proceso de implementación cuatro elementos que lo conforman: A. diseño y aprobación B. supervisión y cumplimiento C. divulgación y capacitación D. asignación de funciones, por lo que los nuevos obligados a llevar a cabo la implementación de estos elementos son:

Nuevas disposiciones del SAGRILAFT
Se introducen modificaciones en la definición de beneficiario final y personas expuestas políticamente (PEP) y, se incluye la definición de PEP extranjeras. Así mismo, se modifican los requisitos para el nombramiento del Oficial de Cumplimiento, sus funciones y responsabilidades, así como las funciones de la Junta Directiva o Máximo Órgano social, el Revisor Fiscal y el representante legal en relación con SAGRILAFT.

De otra parte, se señala que deberán implementarse medidas de Debida Diligencia Intensificada que incluyan actividades adicionales a las llevadas a cabo en los procesos de Debida Diligencia ordinarios y un seguimiento más constante y riguroso a: (i) aquellas contrapartes que la obligada considere que representan un mayor riesgo; (ii) a los PEP; (iii) a aquellas ubicadas en países no cooperantes y jurisdicciones de alto riesgo; y (iv) aquellas empresas de servicios de activos virtuales o que han recibido aportes en activos virtuales.

1. Plazo de implementación
Las empresas que al 31 de diciembre de cualquier año cumplan los requisitos señalados para implementar el Régimen de Medidas Mínimas o SAGRILAFT deberán poner en marcha los respectivos procedimientos, a más tardar el 31 de mayo del año siguiente.

Las empresas que al 31 de diciembre de cualquier año dejen de cumplir con los requisitos previstos para tales efectos, deberán cumplir con un periodo mínimo de permanencia adicional de: (i) tres (3) años a partir de dicha fecha, para el SAGRILAFT; y (ii) un (1) año a partir de dicha fecha, para el Régimen de Medidas Mínimas, según sea el caso.

2. Período de transición
Las empresas que a la fecha de expedición de la circular modificatoria se encontraban obligadas a cumplir con SAGRLAFT, deben revisar y ajustar sus políticas de LA/FT/FPADM a fin de dar cumplimiento a SAGRILAFT a más tardar el 31 de mayo de 2021.

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