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Facturación electrónica desde primero de enero de 2019

Por: Rodrigo García Ocampo
Socio – Director
Email: [email protected]

Concluida la fase de los grandes contribuyentes, responsables del IVA y del Impuesto al Consumo, quienes comenzaron a generar sus facturas de venta de manera electrónica este pasado 1° de septiembre, quedan los demás contribuyentes quienes lo harán de manera obligatoria a partir de 2019.

En efecto, la DIAN ha informado a los contribuyentes que las normas consagradas para poner en marcha la factura electrónica, siguen siendo la fijada por la Ley 1819 de 2016, que estableció como fecha límite para el proceso de migración a este nuevo mecanismo de control fiscal, el 1° de enero de 2019.

¿Qué es la facturación electrónica?
De conformidad con los reglamentos, en especial el Decreto 2242 de 2015, la factura electrónica es una factura, por lo que tiene los mismos efectos legales de una factura en papel, solo que esta factura se expide y recepciona en formato electrónico y será el único documento válido para que las personas jurídicas o naturales, responsables de IVA y de Impuesto al Consumo, puedan soportar sus transacciones de ventas y, sus clientes, la compra.

Características de la Factura Electrónica
1.Utiliza el formato electrónico de generación XML estándar establecido por la DIAN.

2.Lleva la numeración consecutiva autorizada por la DIAN. A partir del 1° de enero de 2019, los responsables deberán solicitar a la DIAN un nuevo consecutivo de facturación electrónica al quedar inhabilitado cualquier otra resolución de facturación, sea esta, a través de computador o litográfica que se tuviere vigente.

3.Cumple los requisitos del 617 ET y discrimina el impuesto al consumo cuando es el caso.

4.Incluye la firma digital o electrónica para garantizar autenticidad e integridad y no repudio de la factura electrónica, de acuerdo con la política de firma adoptada por la DIAN. La firma digital de la facturación electrónica es un proceso que debe surtirse ante la DIAN y constituye un mecanismo diferente al actualmente utilizado para la firma de impuestos.

5.Incluye el Código Único de Factura Electrónica CUFE. Este CUFE es un código único que asigna la DIAN cuando autorice la transacción de venta al archivo XML. Las facturas que no incluyan el CUFE, se entenderán como no válidas.

Maneras de generar facturas electrónicas
La factura electrónica puede tener dos vías para ser expedida, una en la cual, el responsable realice los desarrollos tecnológicos para que sus sistemas informáticos produzca el formato XLM conforme las características establecidas por la DIAN y le pueda entrar las transacciones de venta en un plazo no mayor a las 48 horas entre la fecha de expedición de la factura y la de recepción, o utilizar, a los proveedores tecnológicos que la DIAN ha autorizado.

El proveedor tecnológico es un puente entre los sistemas tecnológicos del obligado y la DIAN, por lo que en la factura electrónica se incluyen tres actores: El responsable de facturar electrónicamente; al cliente o adquiriente a quien solo debe entregarse la representación gráfica de la factura electrónica o el archivo XML con el Código Único de Electrónica CUFE, una vez sea remitido por el proveedor tecnológico (tercer actor), previa asignación del mismo por parte de la DIAN.

Así las cosas, una factura electrónica se genera cuando el obligado emita hacia su proveedor tecnológico, el archivo XML con la información requerida por la DIAN quien procesa y valida la información electrónica y la remite a la DIAN para que esta apruebe la transacción con el código CUFE. Una vez el XML obtenga el CUFE en la DIAN, esta lo remitirá al proveedor tecnológico del obligado quien lo podrá remitir al cliente del obligado a facturar electrónicamente en formato XML junto a su reproducción gráfica, todo esto dentro de las 48 horas siguientes a la transacción o, entregarle la factura al obligado para este disponga de su entrega al cliente o adquiriente.

Por tanto, en una operación de venta de bienes o servicios, al cliente del obligado a facturar electrónicamente, no se le podrá entregar inmediatamente la factura electrónica hasta tanto la misma no disponga del código CUFE, por lo que dependerá de los tiempos que se maneje de entrega de transacciones al proveedor tecnológico dado que el responsable lo podrá realizar en línea o de manera diferida y, a la vez, el proveedor tecnológico con la DIAN, todo esto dentro de las 48 horas.

Para tener en cuenta
La DIAN ha dispuesto que los obligados a facturar electrónicamente dispongan de un sistema contingente de facturación que debe ser previamente autorizado para que en los eventos de que su plataforma tecnológica presente fallas, se pueda realizar la transacción de la venta, sin que ello signifique que el sistema contingente sea la factura final dado que una vez sea reestablecido los servicios electrónicos de la DIAN, se deberá utilizarse el sistema para reprocesar las facturas en formato electrónico.