¿Está usted obligado a llevar contabilidad de forma tributaria?

Históricamente la obligación de llevar contabilidad ha surgido como un mecanismo para lograr la correcta liquidación de los impuestos; sin embargo, la contabilidad ha servido como modelo para brindar información clara y fidedigna a terceros, a la administración de impuestos y al mismo comerciante acerca de su situación financiera y patrimonial.

El Código de Comercio, en sus artículos 10º y 19, señala que todos los comerciantes (quienes realicen actos de comercio de forma habitual o profesional), sin importar si son personas naturales o jurídicas, y si son o no responsables del Impuesto sobre las Ventas, se encuentran obligados no solo a inscribirse en el registro mercantil, sino también a llevar contabilidad conforme a todas las normas contables que rijan en Colombia.

Desde la perspectiva tributaria, son varios los aspectos a tener en cuenta para definir si está o no obligado a llevar contabilidad. Para el caso de las personas naturales, estos son los casos en los cuales se debe evaluar la
obligación de llevar contabilidad:

– Quienes reciben ingresos por arrendamiento de inmuebles, rendimientos financieros y dividendos: En este caso estas actividades están definidas como mercantiles en el mismo Código de Comercio “Artículo 20: Son mercantiles para todos los efectos legales: (…) 2) La adquisición a título oneroso de bienes muebles con destino a arrendarlos; el arrendamiento de los mismos; el arrendamiento de toda clase de bienes para subarrendarlos, y el subarrendamiento de los mismos; (…) 5) La intervención como asociado en la constitución de sociedades comerciales, los actos de administración de las mismas o la negociación a título oneroso de las partes de interés, cuotas o acciones” o Para estas actividades, es preciso indicar que, por ser actos mercantiles, existe la obligación de llevar contabilidad e incluso se deberá analizar el valor patrimonial de la persona a efectos de establecer el grupo y el marco técnico normativo contable que debe aplicar.

– Las personas naturales controlantes de sociedades: No se puede desconocer el carácter de comerciante, tratándose de una persona natural controlante persona natural de un grupo empresarial, ya que aquél es quien traza las políticas y estrategias de negocio a las que están sometidas el conjunto de empresas de las que se predica la unidad de propósito común, lo que permite afirmar que el controlante, en éste supuesto, ejerce de manera profesional una actividad que puede catalogarse como mercantil a la luz de las disposiciones anteriormente mencionadas. o Quien cumpla con esta actividad, será catalogado como como comerciante y estará obligado a llevar contabilidad, en los términos y condiciones de las estipulaciones consagradas en el Código de Comercio, en concordancia con la Ley 222 de 1995, la Ley 1314 de 2009, el Decreto 2420 de 2015, y demás leyes y normas concordantes.

En el mismo sentido, el Consejo Técnico de la Contaduría Pública señaló mediante concepto No. 2015-00343 del 7 de julio de 2015: “Si un grupo económico es controlado por una persona natural, el control seguramente implica la intervención en las decisiones que tomen la entidades controladas, dándose lugar a actividades de comercio, tal como se indicó atrás. Siendo así, las personas naturales controlantes se catalogarían como comerciantes, estando obligadas a llevar contabilidad.”

– Quienes realicen actividades Agrícolas o ganaderas: Bajo la luz del Artículo 23 del Código de Comercio “Las enajenaciones que hagan directamente los agricultores o ganaderos de los frutos de sus cosechas o ganados, en su estado natural” no se consideran actos mercantiles y por lo tanto éstas personas naturales no estarían obligadas a llevar contabilidad. Sin embargo, este tipo de contribuyente al no ser comerciante no estaría obligado a llevar contabilidad, pero bajo la norma tributaria, establecida en el Artículo  150 del Estatuto Tributario, estarían obligados en caso tener pérdidas fiscales y requieran deducir sus pérdidas en periodos siguientes, por lo que tendrán que llevar contabilidad conforme a los principios de contabilidad generalmente aceptados.

– Quienes realicen contratos de construcción: Conforme a normatividad tributaria establecida en el Artículo 200 del Estatuto Tributario, están obligados a llevar contabilidad. Esta norma establece las reglas para quienes presten este tipo de actividades en el sector de la construcción, entre ellas, el reconocimiento de los ingresos, costos, deducciones e impuestos descontables, igualmente el derecho a reconocer las pérdidas fiscales que se originen en dichos contratos.

– Los productores de bienes exentos del impuesto sobre las ventas IVA: Los productores de bienes exentos, son responsables del Impuesto sobre las Ventas, por lo que, de acuerdo con lo establecido en el Parágrafo 2º del Artículo 477 del Estatuto Tributario, están obligados a llevar contabilidad para efectos fiscales.

– Los voluntarios: La norma tributaria también contempla a los “voluntarios” que deseen llevar contabilidad, así lo establece el Parágrafo 2º del artículo 21-1 del Estatuto Tributario, “los contribuyentes personas naturales que opten por llevar contabilidad se someterán a las reglas previstas en este artículo y demás normas previstas en este Estatuto para los obligados a llevar contabilidad”.

En conclusión, quiénes estando obligados a llevar contabilidad, no lo hiciere, esto le podría generar a parte de la imposición de sanciones por no llevar contabilidad, el desconocimiento de los costos y deducción e impuestos descontables, igualmente, no tendrá la posibilidad de probar los hechos económicos en procesos con la UGPP o ante terceros en posibles pleitos.

SFAI Colombia hace del Compliance, la regla de actuación de las organizaciones con nuestras unidades de BPO en Finanzas, Contabilidad, Nómina y Auditoría Interna. Consúltenos.