Documento soporte en adquisiciones a no obligados a expedir factura

Por: Milton Andrés Chacua
Consultor de Impuestos
Email: mchacua@sfai.co

El pasado 30 de diciembre de 2021, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN emitió la Resolución 167 mediante la cual implementa y desarrolla en el sistema de facturación electrónica, la funcionalidad del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente; con lo cual la administración de impuestos tiene como alcance la verificación de la información y el contenido de todos los requisitos y/o condiciones del documento soporte que pruebe las transacciones que dan lugar a costos, deducciones en la adquisición de bienes y servicios, requisitos establecidos en el artículo 1.6.1.4.12 del Decreto 1625 de 2016.

Cabe indicar que la responsabilidad sobre la exactitud, contenido y cumplimiento de los requisitos de tipo formal y sustancial de los instrumentos objeto de validación, corresponden a los sujetos obligados a transmitir el documento electrónico soporte, también es responsabilidad del sujeto obligado, la revisión para efectos de que se cumpla con las demás disposiciones que exigen como requisitos para la procedencia de costos y deducciones o impuestos descontables que establece el Estatuto Tributario.

La Resolución establece en su artículo 3º, los sujetos obligados a generar de forma electrónica y su transmisión para la validación del denominado documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste, estableciendo los siguientes:

• Adquirientes que sean facturadores electrónicos.

• Contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios.

• Los responsables del impuesto sobre las ventas – IVA

La Resolución precisa que los anteriores sujetos, obedeciendo a que estos realizan operaciones de compra de bienes o prestación de servicios con sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente, requieren soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas- IVA con el documento soporte elaborado y validado electrónicamente por la DIAN.

Los sujetos no obligados a facturar, que requieran generar el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente deberán continuar realizando el documento soporte de manera física, sin que se requiera la transmisión de los mismos a la DIAN, pero deberán permanecer a disposición cuando la administración tributaria así lo requiera.

Cabe anotar que la DIAN dispondrá en el servicio gratuito de facturación electrónica de venta, una opción para que los sujetos no obligados a facturar, que requieran generar el documento soporte lo hagan voluntariamente de forma electrónica.

La información y contenido del documento soporte deberá cumplir con los requisitos establecidos en el Artículo 1.6.1.4.12 del Decreto 1625 de 2016, así:

1. Estar denominado expresamente como documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.

2. Tener la fecha de la operación que debe corresponder a la fecha de generación del documento.

3. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT del vendedor o de quien presta el servicio. Tratándose de contratos suscritos con los no residentes fiscales en Colombia no inscritos en el Registro Único Tributario RUT, el requisito del Número de Identificación Tributaria NIT, se entenderá cumplido con la identificación otorgada en el país de origen del no residente.

4. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT del adquiriente de los bienes y/o servicios.

5. Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizado por la DIAN.

6. Tener la descripción específica del bien y/o del servicio prestado.

7. Detallar el valor total de la operación, discriminando el valor del impuesto sobre las ventas -IVA, cuando a ello hubiere lugar.

8. Incluir la firma del emisor del documento soporte al momento de la generación, de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma que establezca la DIAN.

9. Utilizar el formato electrónico de generación que establezca la DIAN.

10. El código único de documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente-CUDS.

El documento soporte se deberá generar y transmitirse en forma electrónica según lo considere el sujeto obligado, así:

• Por cada una de las operaciones en las que se adquieran bienes y/o servicios a sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente, o

• Por operaciones acumuladas semanalmente que se realicen con un mismo proveedor en las que se adquieran bienes y/o servicios a sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente.

La implementación de la generación y transmisión de forma electrónica del documento soporte en adquisiciones en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste deberán implementarse por parte de los obligados a más tardar el dos (2) de mayo de 2022.

Es de recordar que no están obligados a expedir factura o documento equivalente, fuera de las entidades financieras y cooperativas por las operaciones financieras que realicen (artículo 1.6.1.4.3 del Decreto 1625 de 2016), los siguientes:

1. Las personas naturales de que tratan los parágrafos 3 y 5 del artículo 437 del Estatuto Tributario, siempre que cumplan la totalidad de las condiciones establecidas en la citada disposición, como no responsable del impuesto sobre las ventas – IVA. (antiguo régimen simplificado en IVA).

2. Las personas naturales de que trata el artículo 512-13 del E.T., siempre y cuando cumplan la totalidad de las condiciones establecidas en la citada disposición, para ser no responsables del impuesto nacional al consumo (Antiguo régimen simplificado de Impoconsumo).

3. Las empresas constituidas como personas jurídicas o naturales que presten el servicio de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros, en relación con estas actividades. Es de advertir que no incluye el servicio transporte intermunicipal, quienes están obligados a expedir factura o documento equivalente (tiquete).

4. Las personas naturales vinculadas por una relación laboral o legal y reglamentaria y los pensionados, en relación en con los ingresos que se deriven estas actividades.

5. Las personas naturales que únicamente vendan bienes excluidos o presten servicios no gravados con el impuesto sobre las – IVA, que hubieren obtenido ingresos brutos totales provenientes de estas actividades en el año anterior o en el año en curso inferiores a tres mil quinientas (3.500) Unidades Valor Tributario – UVT. Dentro de los ingresos brutos, no se incluyen los derivados de una relación laboral o y reglamentaria, pensiones, ni ganancia ocasional.

6. Los prestadores de servicios desde el exterior sin residencia fiscal en Colombia por la prestación de los servicios electrónicos o digitales.

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