Deducción por contribuciones a educación de los empleados

Por: Rodrigo García Ocampo
Socio – Director
Email: rgarcia@sfai.co

El artículo 107-2 del Estatuto Tributario (E.T.) adicionado por el artículo 87 de la Ley 2010 del 2019 establece las deducciones por contribuciones a educación de los empleados que serán aceptadas fiscalmente, siempre y cuando se encuentren debidamente soportadas, entre las que se encuentra de acuerdo con el literal “a” de la norma “los pagos destinados a programas de becas de estudios totales o parciales y de créditos condonables para educación, establecidos por las personas jurídicas en beneficio de sus empleados o de los miembros del núcleo familiar del trabajador”.

Mientras tanto el parágrafo único del citado artículo indica que los pagos que el empleador haga en favor de sus empleados para educación no son considerados pagos indirectos, por lo que dichas contribuciones no estarán sujetas a:

1. Retención en la fuente a título de renta para el empelado al no ser consideradas por la ley como pagos indirectos y, mucho menos directos, en favor de este.

2. Los pagos no constituyen factor de compensación o remuneración directa o indirecta, por tanto, no están sujetos a ser base de aportes al sistema integral de seguridad social ni por el empleador ni el empleado como tampoco son factor prestacional para la empresa.

Así las cosas, la ley tributaria ha reglamentado a través del Decreto 1013 de 2020 este beneficio que busca incentivar el empleo formal y sus formas de compensación bajo el cumplimiento los siguientes requerimientos:

La adopción de una política de educación para todos los empleados de la empresa en las condiciones del literal “a” del artículo 107-2 del E.T. y su reglamentario, de su cónyuge o compañero (a) permanente y sus hijos hasta 25 años, y falta de estos, sus padres o hermanos que dependan económicamente del empleado, debe constar como un protocolo aprobado en acta por del órgano de dirección o quien haga sus veces, al que deben tener acceso todos aquellos con los cuales la empresa tenga una relación laboral reglamentaria a través de un contrato, en el que se establezca:

1. Los tipos de programas que tendrán el beneficio, lo que está limitado a programas aprobados o convalidados por la autoridad de educación del orden nacional (Ministerio de Educación) o territorial competente (secretarías de educación), incluyendo educación prescolar, básica y media en pregrado y postgrado o en educación especial o en educación para el trabajo y el desarrollo humano. Si son programas formales cursados en el exterior, dichos programas deben tener convalidación del Ministerio de Educación.

2. Se debe identificar que el monto a financiar total o parcialmente incluye matrícula, pensión, libros textos o software relacionados con el contenido curricular de cada programa educativo, por tanto, otro tipo de auxilios como alimentación, transporte, vivienda, etc. no podrá hacer parte de este programa para ser tratado como deducción en favor del pagador.

3. En el protocolo debe indicarse la forma en la cual cualquier empleado o su núcleo familiar tiene acceso a la contribución, la que pueden ser pactadas, por ejemplo, en cuanto a metas de trabajo u otras alternativas, pero no pueden condicionarse a un término de permanencia ni a un reintegro del valor por parte del empleado, por tanto, si se pacta la contribución por logro de metas, es de advertir que se debe establecer en el protocolo la forma en la cual se hace la medición para extinguir el valor contribuido de una obligación a cargo del empleado que solo será deducible para la Empresa con los resultados de la aplicación del proceso de evaluación del desempeño en favor del empleado, momento en el cual podrá tratarse como deducción.

4. Debe indicarse que el acceso al beneficio es por pago directo, total o parcial a la entidad educativa a través del sistema financiero, por tanto, consignaciones u otras formas de pago en favor de empleados por este concepto, no constituyen el cumplimiento del reglamentario del artículo 107-2 (a) del E.T.

De otra parte, es de indicar que, existe otras formas en la cual las empresas pueden hacer valer los pagos por educación de los empelados como deducibles, los que están considerados en el artículo 107-2 del E.T. en los literales “b” y “c”, así:

“b. También son deducibles las inversiones en efectivo o en propiedad, planta, equipo y software para programas o centros de atención, estimulación y desarrollo integral y/o de educación inicial, para niños y niñas menores de siete años, establecidos por las empresas exclusivamente para los hijos de sus empleados”; siempre que cumplan los siguientes requisitos:

1. Tener Registro Único de Prestadores de Educación Inicial -RUPEI y licencia de funcionamiento del Ministerio de Educación Nacional o de las entidades territoriales.

2. Licencia de funcionamiento cuando se trate de niveles de preescolar y básica primaria, dirigidos a niños y niñas entre tres (3) y siete (7) años, otorgada por la entidad territorial certificada en educación de la respectiva jurisdicción.

3. Contar con la autorización de los padres de familia beneficiarios, donde también se acredite que los beneficiarios son los hijos menores de siete (7) años (con el Registro Civil de Nacimiento).

4. Ser operados durante el periodo gravable, es decir que no aplica a programas futuros.

5. Ser pagados mediante el sistema financiero (y directamente).

6. Constar en un acta del órgano de dirección o quien haga sus veces, que sea conocida por todos trabajadores, para garantizar que se permita el acceso a todos los niños y niñas menores de siete (7) años, hijos de los empleados de la persona jurídica empleadora.

Además, las inversiones en propiedad, planta, equipo y software deben ser valorados, entregados y recibidos, por el valor patrimonial fiscal que tengan en su momento.

Por último el literal “c” del artículo 107-2, indica que son deducibles, además, otros aportes que cumplan los siguientes requisitos:

1. Ser efectuados a instituciones de educación básica primaria y secundaria, media, de educación técnica, tecnológica y de educación superior públicas (excluye a las de educación superior privadas).

2. Ser pagados mediante el sistema financiero cuando se efectúe en dinero (y directamente).

3. Ser valorados, entregados y recibidos, por el valor patrimonial fiscal que tengan en su momento, cuando sean en “especies” distintas del efectivo.

Los beneficios señalados en (b) y (c) del artículo 107-2 del E.T., aplican para instituciones estén en la “zona de influencia” del contribuyente, es decir, la región o área donde desarrolle su actividad productora de renta, al momento de realizar el aporte, incluyendo no solo el domicilio principal, sino también establecimientos de comercio, oficinas o sedes de negocio.

Finalmente, estos beneficios que como se dijo, se considerarán pagos indirectos hechos al empleado, no pueden ser concurrentes con otros que estén establecidos en la normativa, señala en reglamentario que se deben incluir los beneficios otorgados en la información exógena según lo determine la DIAN, junto a que, se debe acreditar vinculación laboral de los empleados beneficiados con los aportes al sistema de la seguridad social y parafiscales de sus empleados cuando la DIAN se lo solicite, fuera de encontrase al día en el pago de dichos aportes.

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