Deducción de pagos en efectivo para 2022

Por: Rodrigo García Ocampo
Socio – Director
Email: rgarcia@sfai.co

De conformidad con el artículo 771-5 del Estatuto Tributario, para efectos del reconocimiento fiscal de costos, deducciones, pasivos o impuestos descontables, los pagos que efectúen los contribuyentes o responsables deberán realizarse mediante alguno de los siguientes medios de pago: Depósitos en cuentas bancarias, giros o transferencias bancarias, cheques girados al primer beneficiario, tarjetas de crédito, tarjetas débito u otro tipo de tarjetas o bonos que sirvan como medios de pago debidamente reconocidos.

Es de advertir que los pagos que realicen los contribuyentes o responsables a terceros o beneficiarios a través del tráfico postal, a través del cualquier operador, no se consideran para efectos del artículo 771-5 analizado, pagos realizados a través del sistema financiero, por lo que tales pagos se consideran pagos en efectivo, así lo concluyó la DIAN en concepto 24531 del 25 de julio de 2014.

Esta normas vigente desde 2018 obliga a los contribuyentes y responsables a que los pagos a terceros se realicen a través del sistema financiero, lo que le permite al estado hacer un registro, control y seguimiento de los pagos que se realicen en favor de cualquier persona y empresa, y con ellos, a la DIAN, a ejercer mayor control del contenido de las declaraciones de renta e IVA, e incluso, sugerir sus contenidos.

Pagos en efectivo deducibles para el año fiscal 2022

Para la declaración del impuestos de renta de 2022, se podrán deducir los pagos en efectivo que realice los contribuyentes o responsables de acuerdo con las siguientes reglas:

• El cuarenta por ciento (40%) de lo pagado, que en todo caso no podrá superar de cuarenta mil (40.000) UVT, y
• El treinta y cinco por ciento (35%) de los costos y deducciones totales.

Cálculo del límite de los pagos efectivo deducibles

La norma establece tres (3) límites, que implica una comparación entre los dos primeros límites y su resultado se compara con el tercero, al final, el menor monto en UVT, será lo que pueda llevarse en la declaración como costo, deducción o impuesto descontable de los pagos en efectivo, lo que para el año 2022, es:

Límite 1: 40% de lo pagado.

Límite 2: 40.000 UVT

Límite 3: 35% del total de costos y deducciones

Un ejemplo de cómo operan los límites, se indica a continuación en UVT a fin de facilitar sus cálculos, así:

Pagos totales a terceros: 200.000 UVT

Total de Costos y deducciones: 300.000 UVT

¿Cuánto se puede pagar en efectivo bajo este escenario en UVT?

Límite 1: 200.000 x 40% = 80.000 UVT

Límite 2: 40.000 UVT (Art. 771-5)

Límite 3: 300.000 x 35% = 105.000 UVT

• Comparación de los límites 1 y 2: No podrán exceder de 40.000 UVT los pagos en efectivo de este contribuyente o responsable al año
• Comparación entre el Límite 3 y la Comparación entre los límites 1 y 2: Limite 3 = 105.000 UVT y Comparación de los Límites 1 y 2= 40.000 UVT, entre las dos comparaciones, debe seleccionarse el menor, lo que equivale a 40.000 UVT.

Así las cosas, los pagos en efectivo anuales de este contribuyente o responsable no podrán exceder de 40.000 UVT bajo el escenario analizado.

Límites de pagos en efectivo individual

Es de advertir que el parágrafo 2 del artículo 771-5 estable un límite individual de pagos en efectivo a pesar de que el parágrafo 1, lo hace de manera general, en los siguientes términos: “En todo caso, los pagos individuales realizados por personas jurídicas y las personas naturales que perciban rentas no laborales de acuerdo a lo dispuesto en este Estatuto, que superen las cien (100) UVT deberán canalizarse a través de los medios financieros, so pena de su desconocimiento fiscal como costo, deducción, pasivo o impuesto descontable en la cédula correspondiente a las rentas no laborales.”

De acuerdo con el Concepto 019439 del 27 de julio de 2018, la DIAN señala que el monto de las cien (100) UVT, corresponde a pago que un contribuyente o responsable haga a un tercero o beneficiario, en un año, por lo que se pude concluir de que los pagos individuales a un tercero en efectivo en un año no podrán exceder de $3.800.000.

Pagos en efectivo para algunos sectores o actividades específicas

Juegos de Azar (Parágrafo 3, Artículo 771-5 E.T.)

Establece una dinámica especial en el caso de los operadores de juegos de azar, al indicar que su graduación para la deducción, sus pagos en efectivo a partir de 2021 se limitan a “el cincuenta y dos por ciento (52%) de los costos, deducciones, pasivos o impuestos descontables totales”.

Seguidamente indica la norma: “Para efectos de este parágrafo no se consideran comprendidos los pagos hasta por mil ochocientas (1.800) UVT que realicen los operadores de juegos de suerte y azar, siempre y cuando realicen la retención en la fuente correspondiente”.

Sector agropecuario (Parágrafo 5, artículo 771-5 E.T.)

“Tratándose de los pagos en efectivo que efectúen los contribuyentes o responsables pertenecientes al sector agropecuario, de las actividades agrícola, ganadera, pesquera, acuícola, avícola y forestal, así como los comercializadores del régimen SIMPLE y las cooperativas y asociaciones de productores del sector agrícola que comercialicen productos adquiridos directamente al productor, podrán tener reconocimiento fiscal dichos pagos como costos, deducciones, pasivos o impuestos descontables, independientemente del número de pagos que se realicen durante el año, así:
(…)
A partir del año 2022, el setenta (70%) de los costos, deducciones, pasivos o impuestos descontables totales.”

Sector Pesquero (Parágrafo 6, artículo 771-5 E.T.)

“El cien por ciento (100%) de los pagos en efectivo que realicen los contribuyentes por compras de pescado fresco, congelado, refrigerado o salado, procedente de la Cuenca Amazónica, que se clasifique en las partidas arancelarias 0302, 0303 y 0305 del Arancel de Aduanas, cuyo ingreso se realice por la jurisdicción correspondiente al Municipio de Leticia, podrán tener reconocimiento fiscal como costos, deducciones, pasivos o impuestos descontables.”

Controles para determinar el monto anual de pagos en efectivo

Como se ha indicado, las normas fiscales restringen el pago en efectivo de costos, deducciones, activos o pasivo, prefiriendo que los mismos puedan darse a través del sistema financiero o por acuerdos transacciones debidamente motivados y documentados, por lo que, el sistema de información contable juega un papel prioritario a fin de que a través de la contabilidad pueda darse el análisis documental periódico o anual de si los pagos en efectivo pueden llevarse, total o parcialmente, a las declaraciones tributarias como costos, deducciones o impuestos descontables.

Así las cosas, se hace necesario que desde la tesorería del contribuyente o responsable se creen transacciones para pagos en efectivos, cuyo comprobante de diario debe ser diferente a los utilizados para otros sistemas de pago como cheque, transferencia o medios plásticos; será de suma importancia entonces, el diferenciar la “especie” utilizada al momento de efectuar el pago de un tercer o beneficiario y obtener así, por beneficiario, el monto de tales pagos en efectivo.

De otra parte, los contribuyentes y responsables deberán realizar un análisis de lo que representan las adquisiciones realizadas a través de las denominadas “cajas menores”, las que dependiendo del empresario, pueden considerarse representativas en función a los montos anual de los reembolsos.

Es por ello, que al momento de realizar los registros de los reembolsos de cajas menores, los mismos deben darse a través un comprobante de diario que indique que se trata de pagos en efectivo, dado que los reembolsos normalmente afectan muchos conceptos de los gastos de operación de las empresas, de tal suerte que, cuando se requiere el monto de los pagos en efectivo a través del mecanismo de cajas menores, los comprobantes creados para tal fin puedan dar cuenta de los montos por concepto y por terceros.

Por último, es bueno resaltar que se deben adoptar políticas y mecanismos que limiten a los contribuyentes y responsables, el uso del efectivo recibido para la realización de pagos en efectivo, por lo que como mecanismo de control, los dineros recibidos producto de transacciones de entrada de efectivo deberán ser consignados a las cuentas bancarias de la empresa en las mismas especies recibidas.

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