Capital social y activo total en el registro mercantil

Por: Gustavo Alberto Holguín
Director Jurídico
Email: gholguin@sfai.co

El 31 de marzo de 2021 se cumple el término para realizar la renovación de la matrícula mercantil de las sociedades registradas en el territorio nacional, procedimiento que se debe realizar ante la Cámara de Comercio del domicilio social de cada compañía, igualmente es la fecha límite para la celebración de la Asamblea Ordinaria de Accionistas o Junta de Socios de los diferentes tipos societarios.

Estando a poco menos de 15 días para que esta fecha limite se cumpla, es importante indicar que las obligaciones sociales no se detienen con el cumplimiento de estas dos actividades, cabe anotar que el Artículo 41 de la Ley 222 de 1995 señala que todas las sociedades comerciales, sin importar el tipo social, antigüedad o tamaño, deben depositar una copia de sus estados financieros de propósito general, procedimiento que de igual forma se debe surtir ante la Cámara de Comercio de su domicilio social y obligación que no debe superar un (1) mes, contado a partir de la fecha en que el máximo órgano social aprobó los estados financieros correspondiente al año inmediatamente anterior (Asamblea Ordinaria de Accionistas o Junta de Socios).

Confecámaras, en la introducción de su portal web, expresó que las Cámaras de Comercio en Colombia:

(…) tienen como fin defender y estimular los intereses generales del empresariado en Colombia, y llevar los registros mercantiles, de las sociedades, entidades sin ánimo de lucro y el registro único de proponentes (…)

El registro mercantil tiene por objeto llevar la matrícula de los comerciantes, las sociedades y de los establecimientos de comercio, así como la inscripción de los actos, libros y documentos que la Ley exige. El registro mercantil es público, por tanto, este principio de publicidad permite acceder a los archivos o actos que por norma están sujetos a registro.

El primer documento en el cual se puede evidenciar información precisa de cualquier comerciante, vehículo societario, establecimiento de comercio o unión temporal, etc. debidamente registrados, es el Certificado de Existencia y Representación Legal, también conocido como “Certificado de Cámara”, es el documento mediante el cual se da sustento probatorio a la existencia de una entidad comercial, encontrando también los aspectos más relevantes de su personalidad jurídica, tales como su fecha de constitución, vigencia, objeto social, domicilio, dirección (social y para notificaciones judiciales), teléfono y correo electrónico, también se evidencia quienes ejercen su representación junto con las facultades o limitaciones que estos tengan, los valores que componen sus diferentes capitales sociales y las reformas que ha sufrido, e incluso dependiendo de la Cámara de Comercio, se puede evidenciar el valor del Activo Social.

Anteriormente indicamos que, en las sociedades de capital lo primordial es el capital, como factor económico, que se refleja o representa en los aportes que configuran la participación accionaria – (acciones), sin importar quien las posea, ahora bien, la finalidad de depositar una copia de los estados financieros, permite a cualquier tercero conocer con mayor nivel de detalle la información económica del ente jurídico, permitiendo obtener una primera impresión sobre la robustez económica o financiera de la sociedad, situación que podrá reforzar o debilitar algún tipo de ejercicio contractual comercial con esta.

De los capitales sociales
Los capitales de las sociedades se evidencian en el Certificado de Existencia y Representación Legal en el siguiente orden:

1. Tipo de Capital.
2. Número de acciones en las que está dividido cada capital y
3. Valor nominal de cada acción.

Así las cosas, es importante recordar que los capitales sociales son tres:

A) El Capital Autorizado, el cual podemos determinar como la valoración de las acciones que se establecen siendo el máximo o el techo para las capitalizaciones de una sociedad, es la proyección que una sociedad pretende alcanzar respecto de su capital social.

B) El Capital suscrito, Es el valor contemplado en acciones que los accionistas han decidido adquirir desde su constitución o en cada una de las capitalizaciones realizadas posteriormente, la suma de todas las acciones adquiridas por todos los accionistas determina el capital suscrito de la sociedad.

C) El Capital Pagado, de las acciones que cada accionista ha decidido adquirir, no necesariamente todas deben estar pagadas, el capital pagado es la suma de los aportes efectivamente entregados por los accionistas a la sociedad.

Del activo total
Respecto del Activo total, podemos de forma muy coloquial, manifestar que el activo total es el valor que “atesora” toda empresa y que se encuentra representado en bienes muebles, inmuebles, maquinaria y equipo, derechos, mercancías, cuentas por cobrar a los clientes, dineros en caja o bancos, y no necesariamente tiene que ser igual o concordante con el valor del capital suscrito o del capital pagado.

Cualquier persona (natural, jurídica e incluso el propio estado – licitaciones -) que esté interesada en contratar con una sociedad, deberá contemplar los dos parámetros anteriores (Capital social y Activo Total), siendo de importancia el capital suscrito y el capital efectivamente pagado.

Puede parecer a simple vista que ambos términos, capital social y activo total, signifiquen lo mismo, pero debemos tener claro que el capital social hace referencia a los aportes que realizan los socios o accionistas de una compañía, mientras que el activo total, es la suma de bienes y propiedades de la misma.

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