Aspectos claves para la liquidación de sociedades

Por: Leydy Johanna Labrada Saavedra
Coordinadora Outsourcing
Email: jlabrada@sfai.co

En ocasiones las personas naturales por cualquiera que sea la razón han tomado la decisión de crear una sociedad, esto es, por la necesidad de desarrollar una actividad comercial entre varios amigos o por la conveniencia de establecer alianzas estratégicas con otras personas que pueden ser complemento en el desarrollo de sus actividades a largo plazo, pero siempre había sido por razones contractuales que involucraban dos o más personas.

Con la entrada en vigencia de la ley 1258 de 2008, que permitió la constitución del vehículo societario por Acciones Simplificada, mas conocidas como las S.A.S., se pueden constituir sociedades unipersonales, lo que ha permitido a muchos comerciantes y profesionales que desarrollan actividades independientes (Contadores Públicos, Abogados, Arquitectos e Ingenieros entre otros), surgir a la vida jurídica a través de este simple y versátil modelo societario, pero no todo es color de rosa, y puede llegar a pasar que en el desarrollo de las actividades comerciales que en un principio fue lo que motivó esta formalización, no se logre cumplir con las expectativas inicialmente planteadas, entonces se hace necesaria la extinción de este instrumento.

Existe un principio jurídico originado en el Derecho Romano que dice «Las cosas se deshacen como se hacen»; para que una sociedad comercial nazca a la vida jurídica formalmente, se puede hacer por una de dos formas, a través de una escritura pública de constitución o a través de un documento privado de constitución, esto claro, según el tipo societario y sus requisitos formales, pero cualquiera de los dos modos anteriores contendrá un Acta, donde el o los socios o accionistas deciden dar a luz un vehículo societario; de igual forma, cuando llega la extinción de este instrumento se debe llevar a cabo un proceso denominado Disolución y Liquidación de la sociedad.

Causales
De acuerdo al Art. 218 del Código de Comercio, las siguientes son algunas de las causales de disolución: a) La imposibilidad del desarrollo del objeto social; b) La reducción del número de asociados fijados como límite en la ley (para algunos tipos de sociedades); c) Por el acuerdo de voluntades de los asociados y; d) Por causales previstas en los estatutos.

Presentado alguno de los casos mencionados, es deber contar con un Acta, resultado de una reunión del órgano social competente, con los requisitos establecidos tanto en el Art 189 del código de comercio como en el Art 24 de la Ley 1429 de 2010, donde se apruebe dicha disolución, la cancelación de establecimientos de comercio si se tienen y se realice el nombramiento de quien ostentará la calidad de Liquidador, el procedimiento indica que esta acta debe ser sujeta a registro ante la Cámara de Comercio que corresponda.

Durante el proceso de liquidación, la persona jurídica (sociedad) suspende el ejercicio de sus actividades comerciales ordinarias y se concentra en ejecutar aquellas actividades tendientes a su liquidación a través de su Liquidador, actividades como la cancelación de los pasivos poseídos, el cobro de cartera, la enajenación de los bienes de la sociedad y la distribución de posibles remanentes entres sus socios o accionistas.

Cabe resaltar que la sociedad se debe encontrar a paz y salvo con lo correspondiente a sus renovaciones de matrícula mercantil, adicional a esto es necesario notificar a la subdirección de gestión de recaudo y cobranzas de la DIAN, dentro de los 10 días siguientes a la fecha de la causal de disolución, con el fin de contar con su estado de cuenta para la respectiva cancelación de las mismas, es importante recalcar que de no realizarse estos trámites el Representante Legal o Liquidador será solidariamente responsable, lo cual le podría acarrear un proceso administrativo de cobro.

Según lo estipulado en el artículo 1.6.1.2.14 del Decreto 1625 de 2016, es obligación del contribuyente (Persona Jurídica) a través de su Liquidador, actualizar el RUT una vez sea radicada el acta de disolución ante la Cámara de Comercio, para que en adelante la sociedad acompañare a su razón social la expresión «EN LIQUIDACIÓN»

Debido proceso
Debido a la prelación de las obligaciones fiscales (DIAN), es importante realizar adicionalmente el debido proceso ante las entidades municipales (Industria y Comercio), en donde se debe surtir igualmente el trámite para la cancelación del contribuyente, es importante resaltar que cada municipio posee autonomía territorial, por ende, los procedimientos y requisitos pueden cambiar dependiendo de la localidad y la cancelación de Registro Nacional de Vendedores si se cuenta con este.

Para el municipio de Santiago de Cali, se debe diligenciar el formato «Solicitud de Cancelación Contribuyente Impuesto de Industria y Comercio» adicional a este, se debe anexar una serie de documentos como el Certificado de Existencia y Representación Legal emitido por la Cámara de Comercio, el Registro Único Tributario RUT emitido por la DIAN, copia de documento de identidad del representante legal (Liquidador), y el soporte de pago de los últimos 5 años anteriores a la solicitud.

Quizá después de leer todo lo anterior nos quede un poco en duda el principio del Derecho Romano «Las cosas se deshacen como se hacen», porque la constitución o creación de la sociedad no fue tan entramada como su disolución y liquidación, pero esto es entendible, las sociedades al igual que las personas Naturales tienen ciclos de vida, tales que para aplicar un símil seria la constitución como el nacimiento y el crecimiento que se da por toda su vida jurídica y en este último es donde se adquieren una gran cantidad de obligaciones formales y contractuales que no se pueden perder de vista al momento de su muerte o disolución.

Una cosa si debemos tener muy presente y no perder de vista, no cumplir con todas y cada una de las formalidades exigidas para la extinción de la persona jurídica puede resultar en un gran dolor de cabeza, toda vez que las obligaciones pendientes de una sociedad disuelta y liquidada, se pueden transmitir (heredar) al representante legal, para el caso el Liquidador y en situaciones extremas a los socios o accionistas, incluso involucrando su patrimonio personal.

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