El correo electrónico y la factura electrónica de ventas

Por: Milton Andres Chacua
Consultor de Impuestos
Email: mchacua@sfai.co

En el año 2019, se da inicio al Sistema de Facturación Electrónica (SFE) en Colombia con la masificación de los contribuyentes que debían seguir el cronograma establecido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

Este proceso, es un modelo de validación previa, es decir, que las facturas electrónicas, así como el resto de los documentos tributarios electrónicos deben ser declarados previamente ante la DIAN para con su validación y, una vez validados, podrán ser enviados por el emisor al cliente o beneficiario final.

Dentro del proceso de facturación electrónica, el correo electrónico cumple un papel fundamental, sin embargo, actualmente genera algunas dudas, como por ejemplo, si éste cumple únicamente con las funciones de:

• Facilitar el envío o recepción de los mensajes de datos,

• Notificación de llegada de la información,

• Determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o producido el documento adjunto, o

• Es soporte que permite demostrar que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida.

El objetivo y/o papel fundamental del correo electrónico en la transmisión de las facturas electrónicas está establecido en el artículo 29 de la resolución DIAN No. 000042 de 2020, en la cual establece que, el correo electrónico suministrado por el adquiriente del bien y/o servicio es un medio de entrega y de recepción de la factura electrónica de venta.

Es bueno recordar que de acuerdo con el artículo 2.2.2.5.4 del decreto 1074 de 2015, la factura electrónica de venta una vez recibida se entiende irrevocablemente aceptada por el adquiriente, deudor o aceptante en los siguientes casos:

Aceptación expresa: Cuando, por medios electrónicos, acepte de manera expresa su contenido dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al recibo de la mercancía o del servicio.

Aceptación tácita: Cuando no exista reclamo alguno al emisor en contra de su contenido, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de recepción de la mercancía o del servicio. El reclamo se hará por escrito en documento electrónico a través del correo electrónico destinado para tal fin.

Los 3 días hábiles de plazo se cuentan desde la fecha en que el receptor o comprador recibe la factura electrónica al tenor de parágrafo primero del referido artículo:

«Se entenderá recibida la mercancía o prestado el servicio con la constancia de recibo electrónica, emitida por el adquirente deudor aceptante, que hace parte integral de la factura, indicando el nombre, identificación o la firma de quien recibe, y la fecha de recibo».

La conservación de los anexos del correo electrónico o conservar el mensaje de correo electrónico en el que se recibe el archivo XML y el archivo PDF, sirve como medio de prueba, cumpliendo con lo establecido en el artículo 743 del Estatuto Tributario. En este caso, dependiendo del hecho que se requiera probar, el interesado deberá presentar la respectiva prueba idónea de acuerdo con la norma anteriormente señalada.

En lo concerniente al tiempo de conservación de los documentos, informaciones y pruebas, deberá observarse la regla general del artículo 632 del Estatuto Tributario, teniendo en cuenta lo dispuesto por el artículo 46 la Ley 962 de 2005 (con sus modificaciones posteriores).

En procesos de fiscalización tributaria realizados por la DIAN, podrán solicitar la exhibición del correo electrónico en el cual se realiza el envío o recepción de los archivos XML y PDF del sistema integral de facturación electrónica, conforme lo establecido en el Artículo 684 del Estatuto Tributario.

En razón de la necesidad de conservar el mensaje de correo y sus anexos (XML y PDF) y/o la conservación del archivo XML como medio de prueba y como soporte para su reconocimiento como costo o deducción e impuesto descontable, por lo que, el artículo 771-2 del Estatuto Tributario considera que, en términos generales, la procedencia de costos y deducciones para efectos del impuesto sobre la renta e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas (IVA) requiere de su soporte mediante facturas, documentos equivalentes y/o la expedición del documento soporte; es decir, la factura electrónica como parte de los sistemas de facturación que soportan operaciones de venta de bienes y/o prestación de servicios es prueba idónea para la procedencia de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas (IVA).

En consecuencia, el reconocimiento fiscal de los costos, deducciones e impuestos descontables se encuentra supeditado a la expedición de la factura electrónica con el lleno de los requisitos legales, atendiendo las condiciones, términos, plazos, mecanismos técnicos, tecnológicos y procedimientos que requiere la generación, transmisión y su validación de la DIAN y posterior expedición y entrega.

Adicionalmente, se debe considerar que, de conformidad con lo dispuesto en el Anexo Técnico de la factura electrónica de venta «(…) La representación gráfica siempre será “una representación, una imagen” de la información registrada en el formato XML de los perfiles de transacciones comerciales para la DIAN. Esto significa que el documento electrónico siempre será el que tenga valor legal para las autoridades nacionales. Si cualquier persona requiere verificar la autenticidad de una representación gráfica, entonces deberá acceder al sitio web que la DIAN disponga para ello, activar el hiperenlace, diligenciar los campos de información, disparar el botón de Validación, y comparar lo que le muestra la respuesta devuelta por el sistema de facturación electrónica de la DIAN con lo que le exhibe la representación que tiene a la mano, y proceder en consecuencia. Si la información no corresponde, podrá denunciar el hecho a la DIAN, porque puede tratarse de un documento falso, sin validez legal, y que podría ser la evidencia de una acción que amerita ser investigada fiscalmente, con las implicaciones comerciales, administrativas y penales que se deriven por la infracción del Estatuto Tributario».

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