Documento soporte y la procedencia de costos y deducciones

Por: Rodrigo García Ocampo
Socio – Director
Email: rgarcia@sfai.co

Como se indicó en nuestro boletín anterior, desde 2019 se da inicio al Sistema de Facturación Electrónica (SFE) en Colombia conforme lo indica el artículo 616-1 del Estatuto Tributario (E.T.), el cual tiene como propósito un mayor control por parte de la autoridad tributaria de los costos, deducciones e impuestos descontables con el uso masificado de la factura electrónica de ventas.

Sin embargo, no todos los contribuyentes o responsables están obligados a facturar o expedir documento equivalente, mientas que el artículo 615 del E.T. establece quiénes están obligados a facturar, entre los que se encuentran los comerciantes que ejercen profesiones liberales o presten servicios inherentes a éstas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, en el artículo 616-2 se establece que no se requerirá la expedición de factura en las operaciones realizadas por bancos, corporaciones financieras, corporaciones de ahorro y vivienda y las compañías de financiamiento comercial, como tampoco existirá esta obligación en las ventas efectuadas por los contribuyentes, personas naturales, no responsables del impuesto sobre las ventas IVA señalados en el parágrafo 3 del artículo 437 del
E.T.

De otra parte, para la procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables en IVA, el artículo 771-2 del E.T. indica que se requerirá de la factura de venta con el lleno de los requisitos establecidos en las normas del E.T., en especial, las aspectos a los que hace referencia los artículo 617 y 618, mientras que, el inciso 3 de la norma, indica que cuando no exista la obligación de expedir factura o documento equivalente, el documento que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables, deberá cumplir los requisitos mínimos que el Gobierno Nacional establezca, inciso este que fue reglamentado por el artículo 1° del Decreto 358 de 2020 el que fuese incorporado al artículo 1.6.1.4.12 del Decreto 1675 de 2016.

Norma esta que dio origen para que la DIAN mediante Resolución 00167 de 2021 reglamentara las condiciones, términos, recursos técnicos y tecnológicos para la generación, transmisión y validación del denominado Documento Soporte en Adquisición Efectuada a Sujetos No Obligados a Expedir Factura de Venta o Documento Equivalente de manera electrónica como parte adyacente del SFE, estableciendo en su artículo 616-1 del E.T., el plazo para su emisión, transmisión y validación por parte de los obligados se estableció a partir del 2 de mayo de 2022, plazo este que fuera modificado por la Resolución 00488 del 29 de abril de 2022 para el próximo 1° de agosto.

Obligados a generar de manera electrónica el documento soporte

Están obligados a generar de forma electrónica y transmitir para validación a la DIAN el Documento Soportes para no obligados a facturar, todos los adquirientes que sean facturadores electrónicos y que requieran de soportar para fines del impuestos sobre la renta o IVA, los costos y deducciones e impuestos descontables por cada una de las operaciones en las que se adquieren bienes y/o servicios a estos sujetos o en forma acumulada semanalmente por el total de compras o servicios adquiridos a un mismo comprador o prestador de servicios, el último día hábil de la semana.

Es de indicar que quienes no estén obligados a facturar y requieran de generar el documento soporte y sus notas de ajuste, deberán continuar realizándolo de manera física, sin que requieran de transmisión a la DIAN. Para estos sujetos la DIAN ha habilitado un micrositio para que dicha transmisión lo puedan hacer voluntariamente.

Contenido del documento soporte

La información y contenido del documento soporte en adquisiciones a no obligados a expedir factura de ventas o
documento equivalente son:

1. Estar denominado expresamente como documento soporte en Adquisiciones Efectuadas a No Obligados a Facturar.

2. Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva conforme la Resolución autorizada por
la DIAN.

3. Tener la fecha de la operación (fecha de generación del documento)

4. Contener los apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor del bien o prestador del servicio.
tratándose de contratos de servicios suscritos con no residentes fiscales en Colombia no inscritos en el Registro
Único Tributario RUT, el requisito del Número de Identificación Tributaria NIT, se entenderá cumplido con la identificación otorgada en el país de origen del no residente.

5. Contener los apellidos y nombre o razón social y NIT de adquiriente de los bienes y/o servicios.

6. Tener la descripción específica del bien y/o del servicio prestado.

7. Detallar el valor total de la operación y discriminar el IVA, cuando haya lugar a ello.

8. Incluir firma electrónica del emisor del documento.

9. Utilizar el Formato Electrónico establecido por la DIAN,

10. Generar el Código Único de Documento Soporte en Adquisiciones Efectuadas a Sujetos No Obligados a Expedir Factura de Venta o Documento Equivalente – CUDS.

11. En los casos en que se requiere de Notas de Ajuste (por anulación o corrección del Documento Soporte), se requiere de la misma información que para la generación del documento.
Recordemos que el documento soporte para los no obligados a facturar, existe con el artículo 3 del decreto 522 de 2003 compilado en el Artículo 1.6.1.4.40 DR 1625 de 2016; lo nuevo de este documento es que ahora, debe contener un rango de numeración previamente autorizado y el mismo debe ser generado, transmitido y validado por la DIAN en condiciones muy similares a los que actualmente se hace con la factura electrónica.

Casos en los que no se requiere el documento soporte

En los siguientes casos, a pesar de que se tratan de operaciones de adquisición con no obligados a facturar, no se requiere de la generación, transmisión y validación del documento soporte por disposición expresa de las normas:

1. Importación de bienes, caso en el cual, la declaración de importación, suplen este requisito. Es de advertir que la DIAN reglamentaria el Documento Soporte de estas operaciones en el futuro.

2. Los bancos, las corporaciones financieras y las compañías de financiamiento, en cuyo caso, los extractos emitidos por estas entidades son evidencia de la operación y dan lugar a costos, deducciones e impuestos descontables. También se incluyen como documento equivalente los extractos del sector cooperativo, fondos de empleados y entidades del estado, solo sobre las actividades financieras.

Los consumos de las cajas menores y el documento soporte

A través de las cajas menores las empresas realizan un conjunto de adquisiciones de bienes y servicios a no obligados a facturar, las que fuera de realizarse en efectivo con las limitaciones impuestas por el artículo 771-5 del E.T. para ser aceptados como costos o deducciones, ahora estos mismos consumos, deben ser en su mayoría sujetos al documento soporte.

Sin embargo, muchos de los consumos a través de cajas menores se hacen a comerciantes obligados a expedir factura como los son: gastos notariales; compras de insumos a ferreterías, supermercados y grandes superficies; parqueaderos organizados, papelería, combustible, entre otros, cuyas compras que se pretenden hacer valer como costos y deducciones con tirillas o facturas POS, las que si bien son documento equivalente a factura, no son documentos válidos para la procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables para la DIAN por expresa disposición del artículo 616-1 del E.T., a menos que, sobre tales adquisiciones, los compradores soliciten al vendedor la emisión de la correspondiente factura electrónica de venta, por estos últimos estar obligados.

Otras compras, por contrario, se hacen con personas no obligados a expedir factura como son: transporte público de buses y taxis, fotocopias y anillados a pequeños comerciantes, compras menores en pequeñas tienda o restaurantes, cargue y descargue de mercancías, servicios de plomería y electricidad, entre otros; esta relación de gastos menores que puede ser mucha más amplia y convertirse en un monto significativo al año, requieren para ser tratados como costo, deducción o impuestos descontable sus valores, contar con documento soporte en los términos de la Resolución 00167 de 2021, como se ha indicado.

Así las cosas, la empresas deben adoptar cambios en sus manuales de cajas menores a fin de indicar al tenedor y usuarios de los fondos, los requerimientos para que se puedan realizar compras a no obligados a facturar, caso en el cual, fuera de existir una factura proforma o relación de gastos con el tercero vendedor, las empresas deben contar con el RUT de cada una de estas personas a fin de crear en el catálogo de terceros de la ERP, a cada uno de ellos y, se proceda con la generación, transmisión y validación, por cada operación realizada, del documento soporte.

De no contarse con los documentos necesarios para el documento soporte, para evitar la contaminación con otras transacciones debidamente documentadas, tales valores deberán registrase fiscalmente como no deducibles.

Es de advertir que, para el caso de reemplazar los POS por facturas electrónicas de ventas, el vendedor requerirá al menos, para la creación en su ERP del catálogo de terceros, del RUT y el certificado de constitución y gerencia expedido por la autoridad competente, por lo que las empresas deberán limitar las compras en sitios en los cuales se encuentren inscripta la empresa para la emisión de la factura electrónica de ventas.

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