Vea lo nuevo del teletrabajo

Por: Rodrigo García Ocampo
Socio – Director
Email: rgarcia@sfai.co

Como lo habíamos indicado en nuestro Boletín No. 262 del pasado mes de mayo, Colombia ha actualizado su sistema jurídico en función a flexibilizar las modalidades del contrato de trabajo para que este pueda darse, cuando las circunstancias de actividad y del requerimiento de la fuerza laboral lo permitan, no solo de forma presencial, sino bajo otras figuras como el trabajo en casa (Ley 2088 de 2021), el trabajo remoto (Ley 2121 de 2021) y el teletrabajo, el que fuera incorporado a los modelos contractuales con la Ley 1221 de 2008.

Al resolver una demanda contra la Ley 2088 de 2021 – Trabajo en Casa, donde el demandante alegaba la violación de los principios de (i) presunto desconocimiento de la reserva de ley estatutaria y (ii) violación del principio de unidad de materia, la Corte Constitucional declaró exequible la totalidad de la Ley, dejando en el fallo plasmadas las diferencia entre las tres (3) modalidades contractuales:

El trabajo en casa se refiere a circunstancias ocasionales, especiales o excepcionales, tal y como sucedió con la pandemia, que impiden que el trabajador pueda realizar sus funciones en el lugar habitual de trabajo del contrato laboral respectivo. Esta es una habilitación temporal de carácter legal para desempeñar sus funciones o actividades laborales por fuera del sitio donde habitualmente se efectúan, sin variar las condiciones laborales pactadas al inicio de la relación laboral.

El trabajo remoto, regulado en la Ley 2121 del 2021, es una nueva forma de ejecución del contrato de trabajo, la cual será pactada de manera voluntaria por las partes y podrá desarrollarse a través de las tecnologías existentes y nuevas u otros medios y mecanismos que permitan ejercer la labor contratada.

Mientras tanto, el teletrabajo, que se encuentra regulado en la Ley 1221 del 2008, se refiere a una forma de organización laboral que consiste en el desempeño de actividades remuneradas o prestación de servicios a terceros, utilizando como soporte las TIC para el contacto entre el trabajador y la empresa, sin requerirse la presencia física del trabajador en un sitio específico.

Nuevo reglamento del teletrabajo

El teletrabajo que había sido reglamentado por el Decreto 884 de 2012, compilado dentro del Capítulo 5 , Título 1, Parte 2, Libro 2 del Decreto 1072 de 2015, Único Reglamentario del Sector Trabajo, ha sido modificado y adicionado con la expedición del Decreto 1227 del pasado 18 de julio, donde en las exposiciones de motivos de los cambios, se indica, el beneficio que ha tenido para el mundo el teletrabajo en tiempos de pandemia de acuerdo con los pronunciamiento de la Organización Internacional del Trabajo; los significativos cambios tecnológicos logrados en curso de la pandemia que hace necesario la incorporación de nuevas normas y reformar la existentes; los acelerados procesos de cambios que trae consigo la Cuarta Revolución Industrial (4.0), junto a que el trabajo híbrido se asocia con la modalidad de teletrabajo suplementario, el cual implica la posibilidad de laborar alternativamente, de manera presencial y virtual en la jornada laboral semanal y que requiere de una flexibilidad organizacional y a la vez de la responsabilidad, confianza, control, disciplina y orientación a resultados por parte del teletrabajador y de su empleador, por lo que a continuación se indican los cambios más significativos de la nueva reglamentación:

Políticas Internas de teletrabajo

Para dar posibilidad a la contratación, el empleador deberá adoptar y publicar de manera virtual, una política interna en la que regule los términos, características, condiciones del teletrabajo, conforme a las necesidades y particularidades del servicio. Esta política deberá contener:

1. Relación de los cargos que pueden desempeñar sus funciones mediante el teletrabajo.

2. Requisitos de postulación en cuanto a competencias comportamentales, organizacionales y tecnológicas necesarias para ser teletrabajador.

3. Disposiciones para hacer real y efectiva la igualdad de trato.

4. Equipos y programas informáticos, plataformas y herramientas TIC, sistemas de información, repositorios virtuales y entorno TIC para poder desarrollar actividades como teletrabajador.

5. Condiciones sobre la confidencialidad de la información y secreto empresarial, así como protocolos para el respeto de la intimidad personal y familiar del teletrabajador.

6. Puntos de contacto para efectos de denuncias de acoso laboral; solicitudes al COPASST; requerimientos o anuncios al área de talento humano o quien haga sus veces; punto de contacto para reportar accidentes o enfermedades de trabajo.

7. Descripción de las medidas y actividades de prevención y promoción en favor del teletrabajador y su inclusión en el Sistema de Salud y Seguridad en el Trabajo.

8. Acciones incluidas en el plan de capacitación en temas inherentes al desarrollo efectivo del teletrabajo.

9. La descripción mínima del espacio de trabajo requerido, el cual incluirá la definición y tamaño del lugar necesario para establecer la estación de trabajo.

Contratación

Se debe cumplir con los requisitos establecidos en el artículo 39 del Código Sustantivo del Trabajo y de la Seguridad Social, estableciendo: (a) Las condiciones necesarias para la ejecución de las funciones asignadas, los medios tecnológicos y de ambiente requeridos, así como la descripción de equipos y programas informáticos, junto con las restricciones y las responsabilidades que pueda acarrear su incumplimiento. (b) La modalidad de teletrabajo a ejecutar y la jornada semanal aplicable. (c) Las responsabilidades en cuanto a la custodia de los elementos de trabajo y el procedimiento de restitución de equipos por parte del teletrabajador al momento de finalizar la modalidad de teletrabajo. (d) Las medidas de seguridad digital que debe conocer y cumplir el teletrabajador y, (e) La descripción de los requisitos mínimos del puesto de trabajo para el desarrollo de la labor contratada, en aspectos ergonómicos y tecnológicos.

Obligaciones del empleador

1. Diligenciar el formulario adoptado para el desarrollo del teletrabajo, suministrado por la Administradora de Riesgos Laborales (ARL) la modalidad de teletrabajo elegido, esto es, suplementario y autónomo o móvil e informar las condiciones en que se ejecuta.

2. Incluir el teletrabajo en su metodología para el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

3. Dar a conocer a los teletrabajadores los mecanismos de comunicación para reportar cualquier novedad derivada del desempeño del teletrabajo, incluido los reportes de accidente de trabajo o enfermedad laboral.

4. Suministrar los equipos de trabajo y herramientas de trabajo adecuados en la tarea a realizar y garantizar que reciba formación e información sobre los riesgos derivados de la utilización de los equipos informáticos. Si existe acuerdo económico entre las partes, los teletrabajadores podrán poner a disposición del empleador, sus propios equipos y herramientas de trabajo, incluido los servicios de Internet y energía.

5. Fomentar la protección y respeto de la dignidad humana en cuanto al acceso a la información, y el derecho a su intimidad y privacidad.

6. Garantizar el derecho a la desconexión laboral y evitar los impactos que se pueden generar en la salud mental y en el equilibrio emocional de los teletrabajadores.

7. Ordenar la realización de evaluaciones médicas ocupacionales, de acuerdo con lo establecido en las normas.

8. Capacitar al teletrabajador de manera previa a la implementación de la modalidad, en actividades de prevención y promoción en riesgos laborales, así como del apropiado uso de TIC y seguridad digital para el Teletrabajo.

9. Informar sobre las restricciones de uso de equipos y programas informáticos, la legislación vigente en materia de protección de datos personales, propiedad intelectual, seguridad de la información y las sanciones que puede acarrear el incumplimiento por el teletrabajador

10. Adelantar acciones en materia de bienestar y capacitación al teletrabajador.

11. Mantener actualizado el portal del Mintrabajo en relación con el teletrabajo que será creado.

Obligaciones del Teletrabajador

1. Suministrar información veraz sobre el lugar de trabajo, así como cualquier cambio que se presente.

2. Restituir los equipos y herramientas de trabajo entregados por el empleador para el desempeño de sus labores, en el estado en que fueron recibidos, salvo el deterioro por el uso normal de los mismos.

3. Participar en las actividades de prevención de los riesgos laborales, reportar accidentes e incidentes de trabajo y enfermedades laborales.

4. Cumplir eficientemente con las actividades y metas establecidas, presentando los reportes e informes que se le requieran con responsabilidad, con calidad y oportunidad

5. Participar en las capacitaciones que se requieran para el correcto desempeño de su labor

Obligaciones de las administradoras de riesgos laborales

1. Establecer la guía para prevención y actuación en situaciones de riesgo del teletrabajo y suministrarla al teletrabajador y la entidad o empleador.

2. Realizar capacitación, asistencia y asesoría en actividades de prevención y promoción en riesgos laborales, en seguridad y salud en el trabajo, principalmente en análisis de espacios y puestos de trabajo, salud mental y factores de riesgo ergonómico o biomecánico. Actividades que podrán ser virtuales.

3. Establecer un programa que permita asesorar, capacitar y emitir recomendaciones sobre postura y ubicación de herramientas propias del desarrollo del teletrabajo.

4. Realizar los ajustes tecnológicos a sus plataformas para el reporte de accidentes de trabajo y enfermedades laborales, con especial énfasis en teletrabajo, informando en las plataformas y medios virtuales que tenga la administradora de riesgos laborales.

5. Brindar acompañamiento y asesoría a los empleadores para la realización de las visitas a los puestos de trabajo de los teletrabajadores.

Las modalidades de contratación laboral que trajo consigo la pandemia, las que ahora se convierte en herramientas permanentes, son elementos sustanciales en los procesos de inclusión y flexibilidad laboral que contribuyen a la reactivación económica y a que las empresas dinamicen su cultura organizacional hacia esta modalidades, por lo que desde SFAI Human Capital Solution, hemos diseñado un programa de “Liderazgo en el Trabajo Híbrido” como respuesta a la nueva realidad organizacional que genera cierto desconcierto a los líderes al tener que relacionarse con equipos de una manera diferente a como se venía haciendo hasta ahora. Consúltenos en www.sfai.co/contactenos o a través del WhatsApp +57 318 371 45 96.

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