Reuniones de asamblea de accionistas o junta de socios

Por: James Alberto Vergara Cifuentes
Gerente de Auditoría
Email: jvergara@sfai.co

El mundo empresarial se alista al cierre del año 2020, un año atípico que mostrará los verdaderos efectos que ha generado el COVID-19 en sus estructuras financieras, por lo que serán las próximas asambleas a celebrarse a más tardar el 31 de marzo de 2021, la encargada de valorar y tomar las decisiones que en su sabiduría sean necesarias, por lo que a continuación damos a conocer los aspectos legales que deben darse en este tipo de reuniones.

Aspectos generales
Los socios de toda compañía, dependiendo del tipo de sociedad que sea, se reunirán en Asamblea General de Accionistas o Junta de Socios, una vez al año de manera ordinaria, al menos, en la época fijada en los estatutos y, en silencio de éstos, dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio con el propósito de examinar la situación de la sociedad, designar los administradores y demás funcionarios de su elección. Si no fuere convocada, la asamblea se reunirá por derecho propio el primer día hábil del mes de abril, a las 10 a.m., en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad, así lo estable el estatuto mercantil.

La Junta o Asamblea ejercerá las siguientes funciones generales, sin perjuicio de las especiales propias de cada tipo de sociedad:

1) Estudiar y aprobar las reformas de los estatutos; salvo que en la ley o en los estatutos se fijare un quórum decisorio superior, las reformas estatutarias las aprobará la asamblea mediante el voto favorable de un número plural de accionistas que represente cuando menos el setenta por ciento de las acciones representadas en la reunión.

2) Examinar, aprobar o improbar los balances de fin de ejercicio y las cuentas que deban rendir los administradores;

3) Disponer de las utilidades sociales conforme al contrato y a las leyes;

4) Hacer las elecciones que corresponda, según los estatutos o las leyes, fijar las asignaciones de las personas así elegidas y removerlas libremente;

5) Considerar los informes de los administradores o del representante legal sobre el estado de los negocios sociales, y el informe del revisor fiscal, en su caso;

6) Adoptar, en general, todas las medidas que reclamen el cumplimiento de los estatutos y el interés común de los asociados;

7) Constituir las reservas ocasionales,

8) Las demás que les señalen los estatutos o las leyes.

Convocatoria a reuniones de asamblea
Toda convocatoria se hará en la forma prevista en los estatutos y, a falta de estipulación, mediante aviso que se publicará en un diario de circulación en el domicilio principal de la sociedad.

Para las reuniones en que hayan de aprobarse los estados financieros de fin de ejercicio, la convocatoria se hará cuando menos con quince días hábiles de anticipación. En los demás casos, bastará una antelación de cinco días comunes.

Cuando se trate de asambleas ordinarias, los Administradores permitirán el ejercicio del derecho de inspección a los accionistas o a sus representantes durante los quince días anteriores a la reunión.

La asamblea se reunirá en el domicilio principal de la sociedad, el día, a la hora y en el lugar indicados en la convocatoria. No obstante, podrá reunirse sin previa citación y en cualquier sitio, cuando estuviere representada la totalidad de las acciones suscritas.

La asamblea deliberará con un número plural de personas que represente, por lo menos, la mayoría absoluta de las acciones suscritas, salvo que en los estatutos se exija un quórum diferente. Las decisiones se tomarán por mayoría de los votos presentes, a menos que la ley o los estatutos requieran para determinados actos una mayoría especial.

Sin perjuicio de lo dispuesto en normas especiales o en los estatutos, en las decisiones de la asamblea se observarán las siguientes reglas:

1. Ningún accionista podrá emitir, por sí o por interpuesta persona, más del veinticinco por ciento de los votos que correspondan a las acciones presentes en la asamblea en el momento de hacerse la votación. Este límite no se tendrá en cuenta para establecer el quórum deliberativo, y

2. Cuando la ley o los estatutos exijan para la aprobación de ciertos actos determinada mayoría de acciones suscritas, se requerirá que la decisión obtenga la mayoría de votos, previa la restricción consagrada en el ordinal anterior, si hubiere lugar, y que esa mayoría represente un número de acciones suscritas no inferior al exigido.

Segunda convocatoria por derecho propio
Si se convoca a la asamblea y ésta no se lleva a cabo por falta de quórum, se citará a una nueva reunión que sesionará y decidirá válidamente con un número plural de socios cualquiera sea la cantidad de acciones que esté representada. La nueva reunión deberá efectuarse no antes de los diez días ni después de los treinta, contados desde la fecha fijada para la primera reunión.

Cuando la asamblea se reúna en sesión ordinaria por derecho propio el primer día hábil del mes de abril, también podrá deliberar y decidir válidamente en los términos del inciso anterior. En las sociedades que negocien sus acciones en el mercado público de valores, en las reuniones de segunda convocatoria la asamblea sesionará y decidirá válidamente con uno o varios socios, cualquiera sea el número de acciones representadas.

Las deliberaciones de la asamblea podrán suspenderse para reanudarse luego, cuantas veces lo decida cualquier número plural de asistentes que represente el cincuenta y uno por ciento, por lo menos, de las acciones representadas en la reunión. Pero las deliberaciones no podrán prolongarse por más de tres días, si no está representada la totalidad de las acciones suscritas.

Sin embargo, las reformas estatutarias y la creación de acciones privilegiadas requerirán siempre el quórum previsto en la ley o en los estatutos.

Contenido de actas y registro en libros
Lo ocurrido en las reuniones de la asamblea se hará constar en el libro de actas. Estas se firmarán por el presidente de la asamblea y su secretario o, en su defecto, por el revisor fiscal.

Las actas se encabezarán con su número y expresarán cuando menos:

• Lugar, fecha y hora de la reunión.
• El número de acciones suscritas.
• Forma y antelación de la convocación.
• Lista de los asistentes con indicación del número de acciones propias o ajenas que representen.
• Asuntos tratados.
• Decisiones adoptadas y el número de votos emitidos en favor, en contra, o en blanco.
• Constancias escritas presentadas por los asistentes durante la reunión; las designaciones efectuadas.
• Fecha y hora de su clausura.

Reuniones no presenciales
Para los efectos de las reuniones no presenciales de que trata el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 148 del Decreto Ley 019 de 2012, cuando se hace referencia a «todos los socios o miembros» se entiende que se trata de quienes participan en la reunión no presencial, siempre que se cuente con el número de participantes necesarios para deliberar según lo establecido legal o estatutariamente.

El representante legal deberá dejar constancia en el acta sobre la continuidad del quórum necesario durante toda la reunión. Asimismo, deberá realizar la verificación de identidad de los participantes virtuales para garantizar que sean en efecto los socios, sus apoderados o los miembros de Junta Directiva. Las disposiciones legales y
estatutarias sobre convocatoria, quorum y mayorías de las reuniones presenciales serán igualmente aplicables a las reuniones no presenciales.

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