6 consejos para hacer gestiones virtuales válidas ante los juzgados

Con el fin de brindar atención a los usuarios, se abrieron desde el 1 de julio los medios y canales técnicos y electrónicos institucionales para la presentación virtual de tutelas, habeas corpus y demandas. Así mismo se abrieron los juzgados de manera muy restringida y sólo para casos excepcionales que lograrán atención con estrictas condiciones de bioseguridad y luego de obtener citas por medios digitales, previa autorización de los funcionarios judiciales.

Según Andrés Guzmán Caballero, abogado experto tecnología, “para cumplir con lo que se ha llamado la equivalencia funcional, la cual le otorga validez a las prácticas de la virtualidad con los mismos efectos y validez jurídica para los procesos, se encuentra publicado en la página un directorio de correos electrónicos institucionales de despachos y dependencias judiciales que difícilmente darán abasto”.

“Así las cosas, sería una buena idea que se usaran otras herramientas de comunicación como las redes sociales porque plataformas como Youtube, Whatsapp bussines o Facebook podrían ser de gran ayuda para descongestionar las diligencias de forma pública o privada y así los juzgados podrían publicar notificaciones y adelantar una gestión más eficiente frente a los ciudadanos sin perder autonomía e independencia, con el respeto de los derechos y las garantías procesales y el apego al ordenamiento jurídico en la solución de los conflictos”, afirma Guzmán.

Por el momento, según Guzmán Caballero, CEO Adalid Corp, “es importante advertir a los abogados y ciudadanos en general que las comunicaciones y documentos enviados y/o recibidos por medios electrónicos deben cumplir con ciertos protocolos para que tengan toda la validez jurídica y no sean desconocidas en los procesos”, por eso el experto deja estas recomendaciones para ellos:

1. Utilice siempre la misma dirección de e-mail, referiblemente aquella que tiene asignada en el Registro Nacional de Abogados. (Link aquí.)

2. Preferiblemente, utilice un servicio de correo electrónico certificado que le brinde toda la trazabilidad de lo que envió. Los mejores y más seguros que se usan en Colombia para lograr que no se pierdan los esfuerzos y los documentos de sus casos son, entre otros, www.evlab.co , www.servientrega.com, www.certimail.com.

3. Recuerde que las pruebas de casos que tienen que ver con chats, páginas web o documentos electrónicos, preferiblemente deben ser presentados por expertos en informática forense para asegurar sus cadenas de custodia, y por lo consiguiente, su valor en un estrado judicial.

4. Firme electrónicamente los documentos que presentará en el proceso. Esto se hace con aplicaciones como https://acrobat.adobe.com/la/es/sign.html, o https://www.docusign.com/ , estas tienen plena validez legal de conformidad con el decreto 2364 de 2012.

5. Verifique la dirección del juzgado donde radicará el escrito: esto se puede hacer, consultando la página.

6. No borre los correos, chats de Whatsapp y/o mensajes enviados a los juzgados, estos pueden requerirse en cualquier momento.

“En los casos que se requiera el ingreso físico a las instalaciones judiciales se exigirán los protocolos de bioseguridad y se tendrán que proporcionar los datos de contacto e información sobre el estado de salud de los visitantes para hacer control y seguimiento por el riesgo de adquirir el covid-19”, asegura el experto.

Por su parte, en el marco del plan de normalización de la operación judicial, la Judicatura trabaja ya en un plan de virtualización que establecerá los lineamientos, criterios, responsables y otras condiciones operativas para las diferentes instancias de los procesos.