Deducciones por contribuciones a educación de empleados

Por: Anyelo Coral Herrera
Coordinador de Auditoria
Email: acoral@sfai.co

El Ministerio de Hacienda y Crédito Público, por medio del decreto 1013 del 14 de julio de 2020, reglamentó el artículo 107-2 del Estatuto Tributario, “Deducciones por contribuciones a educación de los empleados”, que fue adicionado en su momento por la reforma tributaria del año 2019 (Articulo 87 – Ley 2010 de 2019).

Este decreto manifiesta los requisitos que deben cumplir los trabajadores de las compañías para poder acceder al pago de estudios como un beneficio generado, beneficios como las becas o créditos condonables a los trabajadores, igualmente presenta las obligaciones que deben cumplir las compañías para que este gasto se contemple como deducción en el Impuesto Sobre la Renta (ISR).

Condiciones para el trabajador

• El trabajador tenga una relación mediante un contrato laboral o bajo una relación legal o reglamentaria, y que, como contraprestación del mismo recibe una remuneración, siempre bajo la continuada dependencia o subordinación de la persona jurídica.

• Pueden acceder a este beneficio: su cónyuge o compañero (a) permanente y los hijos hasta los veinticinco (25) años.

• Cuando el empleado no tenga cónyuge o compañero (a) permanente, el núcleo familiar para efectos de la deducción está constituido por él mismo, sus padres y sus hermanos que dependan económicamente del trabajador.

• Las entidades donde se tomen los estudios, deben estar autorizadas por el Ministerio de Educación Nacional, en caso de títulos obtenidos en el exterior, estos deben ser convalidados igualmente por el Ministerio de Educación Nacional.

• En educación especial o en educación para el trabajo y el desarrollo humano, siempre que la institución y el programa educativo sean reconocidos por la Secretaría de Educación de la jurisdicción territorial donde opera el establecimiento educativo.

• Los valores recibidos por el trabajador, no serán considerados como un factor de compensación o remuneración directa o indirecta.

Condiciones para el empleador

• Las compañías deben tener aprobados estos programas educativos por medio de actas celebradas por sus órganos de dirección (Asambleas, Junta de Socios y/o Juntas Directivas).

• El valor de la beca o crédito condonables debe ser pagado directamente a la entidad educativa, a través del sistema financiero.

• El programa de becas o créditos condonables, permitirá el acceso a todos los empleados o sus miembros del núcleo familiar en igualdad de condiciones.

• El empleador no sujetará a condiciones de permanencia del empleado en la empresa y tampoco podrá exigírsele al empleado el reintegro de los valores que la persona jurídica empleadora haya pagado por dichos conceptos

• El empleador y trabajador establecerán los términos y condiciones para la condonación de la deuda y/o programas para becas de estudio, pero no podrán pactar como condición término de permanencia o reintegro de los valores pagados por el empleado.

• Que el valor de la beca y/o los créditos condonables para educación incluya solo la matrícula, pensión, textos o software relacionados con el programa para el cual, sea otorgado.

• Enviar a la Dirección de Impuestos y Aduana Nacionales (DIAN), la información exógena de conformidad con lo establecido en los artículos 631 y 631-3 del Estatuto Tributario que se determine para el efecto por la citada entidad.

Las compañías en ningún caso podrán generar un beneficio adicional o concurrente por el otorgamiento de becas o créditos condonables a sus trabajadores.

• Hasta que la DIAN establezca el contenido de esta información, la compañía debe tener a disposición de este mismo órgano de fiscalización, una certificación anual suscrita por el Revisor Fiscal cuando la ley exija la obligación de tenerlo o en su defecto de contador público, la cual deberá contener:

1. Fecha y año gravable al que corresponde la certificación.
2. Concepto de la deducción.
3. Monto total del desembolso y/o costo de los bienes aportados.
4. Cuenta bancaria, de ahorro u otro tipo de producto financiero que pruebe la bancarización del pago.
5. Nombres y apellidos y cédula de ciudadanía del empleado.
6. Nombre y apellido y/o Razón Social y Número de Identificación Tributaria – NIT de la entidad educativa, incluyendo la resolución que acredita su existencia aprobada por la autoridad correspondiente.
7. Justificación de la zona de influencia en referencia con el domicilio de la persona jurídica, establecimientos de comercio, sede, oficina, local u otro concepto, cuando fuere del caso.
8. Firma del contador o revisor fiscal, según corresponda, y número de la tarjeta profesional.
9. Firma del represente legal de la persona jurídica.

Tener en cuenta

Es de resaltar que de acuerdo con las normas establecidas, las contribuciones de las personas jurídicas a sus empleados para programas de estudios de este o de su núcleo familiar, constituye un pago que no es laboral para el empleado por lo que no está sujeto de aportes al sistema de seguridad social o de cargas parafiscales, siendo esta contribución un mecanismos importante en la determinación de las cargas laborales y no laborales a cargo de los empleadores, el cual será de gran beneficios para las partes involucradas en la relación contractual.

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